Avantages et inconvénients des services de télécopie en ligne - Le passage en vaut-il la peine ?

Si vous êtes lié d'une manière ou d'une autre à un secteur réglementé, vous avez probablement envoyé et reçu des douzaines de fax pour transférer des documents. Si vous utilisez votre télécopieur pour transmettre de telles charges de documents, il y a fort à parier que vous recherchez une alternative plus efficace et plus productive. Ainsi, en apprendre davantage sur les avantages et les inconvénients du service de fax en ligne vous aidera certainement à décider s'il faut passer à un service de fax en nuage ou s'en tenir à votre télécopieur traditionnel ou à vos serveurs de fax.‍

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Avantages et inconvénients du service de télécopie en ligne

Avantages :

Accessible de partout et à tout moment : Pour avoir accès à vos documents et pouvoir envoyer et recevoir des fax, il vous suffit d'avoir un PC, un ordinateur portable, un téléphone mobile ou une tablette ainsi qu'une connexion internet.

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Pas besoin d'imprimer chaque télécopie reçue : Si votre entreprise (Business) est active dans les secteurs de la santé, du droit, de l'immobilier et d'autres secteurs réglementés, cela signifie que vous recevez des centaines de télécopies chaque jour. Lorsque vous utilisez un service de télécopie en ligne, vous pouvez choisir les télécopies reçues à imprimer, celles à supprimer et celles à stocker.

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‍AUCUN frais de maintenance : Vous ne payez que le renouvellement de votre abonnement. Plus besoin de vous soucier des coûts de maintenance de votre télécopieur, ni des coûts liés à l'encre, aux toners et, bien sûr, au papier.

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‍Envoyez des fax à plusieurs contacts simultanément : La plupart des services de fax en ligne offrent la possibilité d'envoyer un seul document à plusieurs destinataires à la fois. Cela signifie que vous n'avez qu'à préparer les documents à envoyer une seule fois et à les envoyer à plusieurs contacts en même temps.

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Obtenez un numéro de fax dédié de différents pays : Les télécopieurs traditionnels doivent être connectés à un numéro de téléphone fixe pour fonctionner. Cela signifie que vous ne pouvez pas obtenir un numéro de fax japonais lorsque vous êtes aux États-Unis. Mais avec les services de télécopie en ligne, peu importe où vous êtes, vous pouvez obtenir un numéro de fax dédié de n'importe quel pays souhaité (si pris en charge par votre fournisseur de télécopie).

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‍Organisez vos fichiers plus facilement et plus rapidement : Étant donné que tous vos fax envoyés et reçus sont stockés numériquement dans un stockage cloud, vous pouvez facilement les organiser et attribuer des balises à vos documents afin de pouvoir trouver un document spécifique en effectuant une recherche à l'aide de ces balises.

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Signature électronique : Cette fonctionnalité vous permet de signer des documents et des contrats dans l'application de télécopie en ligne et de les renvoyer immédiatement.

Inconvénients :

Vous pourriez avoir besoin d'une imprimante : Bien que le stockage de vos documents dans un stockage cloud soit plus efficace et organisé, vous pourriez avoir besoin de fournir une copie physique d'un document à une organisation. Dans ce cas, vous devrez trouver une imprimante et imprimer vos fax.

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Vous aurez besoin d'une connexion internet : Si vous vivez dans un endroit où l'accès à internet est limité ou si votre connexion n'est pas stable, passer à un service de télécopie en ligne n'est peut-être pas une bonne idée.

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Alors, que voudriez-vous ajouter à cette liste d'avantages et d'inconvénients des services de télécopie en ligne ?