Avantages et inconvénients des services de fax en ligne - Le passage en vaut-il la peine ?

Si vous êtes lié d'une manière ou d'une autre à un secteur réglementé, vous avez probablement envoyé et reçu des douzaines de fax pour transférer des documents. Si vous utilisez votre télécopieur pour transmettre de telles charges de documents, il y a fort à parier que vous recherchez une alternative plus efficace et plus productive. Ainsi, en apprendre davantage sur les avantages et les inconvénients du service de fax en ligne vous aidera certainement à décider s'il faut passer à un service de fax en nuage ou s'en tenir à votre télécopieur traditionnel ou à vos serveurs de fax.‍

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Avantages et inconvénients du service de télécopie en ligne

Avantages :

Accessible de partout et en tout temps : Pour avoir accès à vos documents et être en mesure d'envoyer et de recevoir des télécopies, vous avez simplement besoin d'un PC, d'un ordinateur portable, d'un téléphone mobile ou d'une tablette ainsi que d'une connexion internet.

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Pas besoin d'imprimer chaque fax reçu : Si votre entreprise est active dans les secteurs de la santé, du droit, de l'immobilier et autres secteurs réglementés, cela signifie que vous recevez des centaines de fax chaque jour. Lorsque vous utilisez un service de fax en ligne, vous pouvez choisir les fax reçus à imprimer, ceux à supprimer et ceux à stocker.

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‍Il n'y a AUCUN coût de maintenance : Le seul coût que vous devez payer est celui du renouvellement de votre abonnement. Vous n'avez plus à vous soucier des coûts de maintenance de votre télécopieur, ni du coût des cartouches d'encre, des toners et, bien sûr, du papier.

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‍Envoyez un fax à plusieurs contacts en même temps : La plupart des services de fax en ligne offrent la possibilité d'envoyer un seul document à plusieurs destinataires en même temps. Cela signifie que vous n'avez besoin de préparer les documents à envoyer qu'une seule fois et de les envoyer à plusieurs contacts en même temps.

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‍Obtenir un numéro de télécopie dédié de différents pays : Les télécopieurs traditionnels doivent être connectés à un numéro de téléphone fixe pour fonctionner. Cela signifie que vous ne pouvez pas obtenir un numéro de télécopie japonais lorsque vous êtes aux États-Unis. Mais avec les services de télécopie en ligne, peu importe où vous êtes, vous pouvez obtenir un numéro de télécopie dédié de n'importe quel pays désiré (si votre fournisseur de télécopie le prend en charge).

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‍Organisez vos fichiers plus facilement et plus rapidement : Étant donné que tous vos fax envoyés et reçus sont stockés numériquement dans un stockage cloud, vous pouvez facilement les organiser et attribuer des balises à vos documents afin de pouvoir trouver un document spécifique en effectuant une recherche dans les balises.

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‍Signature électronique : Cette fonctionnalité merveilleuse vous permet de signer des documents et des contrats dans l'application de télécopie en ligne et de les renvoyer immédiatement.

Les inconvénients :

Vous pourriez avoir besoin d'une imprimante : Bien que le stockage de vos documents dans un stockage cloud soit plus efficace et organisé, vous devez parfois remettre la copie physique d'un document à une organisation. Dans ce cas, vous devez trouver une imprimante et imprimer vos fax.

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‍Vous aurez besoin d'une connexion internet : Si vous vivez dans un endroit où l'accès à internet est limité ou si votre connexion n'est pas aussi stable, passer à un service de télécopie en ligne n'est peut-être pas une sage idée.

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Alors, que voudriez-vous ajouter à cette liste d'avantages et d'inconvénients des services de télécopie en ligne ?