Avantages et inconvénients des services de télécopie en ligne : vaut-il la peine de changer ?

Si vous êtes lié d'une manière ou d'une autre à un secteur réglementé, vous avez probablement envoyé et reçu des dizaines de fax pour transférer des documents. Si vous utilisez votre télécopieur pour transmettre de telles quantités de documents, il y a de fortes chances que vous recherchiez une alternative plus efficace et plus productive. Ainsi, connaître les avantages et les inconvénients du service de télécopie en ligne vous aidera certainement à décider de passer à un service de télécopie basé sur le cloud ou de vous en tenir à votre télécopieur traditionnel ou à vos serveurs de télécopie. ‍

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Avantages et inconvénients du service de télécopie en ligne

Avantages:

Accessible de partout et à tout moment : Pour avoir accès à vos documents et pouvoir envoyer et recevoir des fax, il vous suffit de disposer d'un PC, d'un ordinateur portable, d'un mobile ou d'une tablette ainsi que d'une connexion Internet.

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Pas besoin d'imprimer chaque fax reçu : si votre entreprise est active dans les secteurs de la santé, du droit, de l'immobilier et d'autres secteurs réglementés, cela signifie que vous recevez des centaines de fax chaque jour. Lorsque vous utilisez un service de fax en ligne, vous pouvez choisir les fax reçus à imprimer, ceux à supprimer et ceux à stocker.

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‍ Il n'y a AUCUN frais de maintenance : le seul coût que vous devez payer est le renouvellement de votre abonnement. Vous n'avez plus à vous soucier des coûts d'entretien de votre télécopieur, ni du coût des encres, des toners et bien sûr du papier.

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‍ Envoyer un fax à plusieurs contacts à la fois : la plupart des services de fax en ligne offrent la possibilité d'envoyer un seul document à plusieurs destinataires à la fois. Cela signifie qu'il vous suffit de préparer les documents à envoyer une seule fois et de les envoyer à plusieurs contacts à la fois.

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‍ Obtenez un numéro de fax dédié depuis différents pays : les télécopieurs traditionnels doivent être connectés à un numéro de téléphone fixe pour fonctionner. Cela signifie que vous ne pouvez pas obtenir de numéro de fax japonais lorsque vous êtes aux États-Unis. Mais avec les services de fax en ligne, où que vous soyez, vous obtenez un numéro de fax dédié depuis n'importe quel pays souhaité (si pris en charge par votre fournisseur de fax).

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‍ Organisez vos fichiers plus facilement et plus rapidement : étant donné que tous vos fax envoyés et reçus sont stockés numériquement dans un stockage cloud, vous pouvez facilement les organiser et attribuer des balises à vos documents pour pouvoir trouver un document spécifique en recherchant parmi les balises.

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‍ Signature électronique : cette merveilleuse fonctionnalité vous permet de signer des documents et des contrats dans l'application de fax en ligne et de les renvoyer immédiatement.

Les inconvénients:

Vous aurez peut-être besoin d'une imprimante : bien que le stockage de vos documents dans un stockage cloud soit plus efficace et organisé, il vous suffit parfois de livrer la copie physique d'un document à une organisation. Dans de tels cas, vous devez trouver une imprimante et imprimer vos fax.

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‍ Vous aurez besoin d'une connexion Internet : si vous vivez dans un endroit avec un accès limité à Internet ou si votre connexion n'est pas aussi stable, passer à un service de fax en ligne n'est peut-être pas une bonne idée.

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Alors, qu’ajouteriez-vous d’autre à cette liste d’avantages et d’inconvénients des services de fax en ligne ?