Quelles sont les trois règles de la loi HIPAA ? Un guide complet

La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) est une pierre angulaire de la réglementation des soins de santé aux États-Unis. La loi HIPAA vise à protéger les informations médicales sensibles des patients (PHI). Elle établit des règles que les organismes de santé et leurs associés doivent suivre. Quelles sont les règles de la loi HIPAA ? Pourquoi est-il nécessaire de respecter ces règles ? Qu'impliquent ces règles lorsqu'il s'agit de télécopier ou de signer des documents en ligne ?

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Au cœur de la loi HIPAA se trouvent trois règles principales : la règle de confidentialité, la règle de sécurité et la règle de notification des violations.

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Ce guide examinera pourquoi ces règles sont importantes, qui doit les suivre et comment elles contribuent à assurer la sécurité des informations sur la santé.

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Si vous devez signer électroniquement ou télécopier des documents contenant des informations médicales personnelles, il est essentiel de comprendre les trois règles clés de la loi HIPAA.

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Pourquoi les 3 règles de la HIPAA sont-elles importantes ?

La loi HIPAA a été conçue pour protéger les informations médicales des personnes. Son objectif principal est de garantir la sécurité de ces informations et de permettre leur utilisation en toute sécurité à des fins importantes, comme le traitement des patients et l'amélioration du fonctionnement des organisations de soins de santé. Les trois règles constituent collectivement un système complet pour garantir :

1. Protection des PHI : garantir que les données des patients sont protégées contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés grâce à des politiques, des mesures de protection et des procédures appropriées, comme l'exige la loi HIPAA .
2. Assurance de conformité : Établir des normes claires pour les prestataires de soins de santé et les entités associées .
3. Confiance et responsabilité : démontrer un engagement à protéger les informations privées des patients renforce la confiance et favorise la responsabilité au sein des organismes de soins de santé.

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Si ces règles ne sont pas respectées, cela peut entraîner de graves problèmes tels que des amendes, une atteinte à votre réputation et une perte de confiance de la part des patients. C'est pourquoi toutes les entités concernées et tous les partenaires commerciaux doivent s'y conformer.

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Les 3 principales règles de la loi HIPAA expliquées

Les trois principales parties de la loi HIPAA traitent de la protection, de la sécurité et de la communication des informations sur la santé.

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1. La règle de confidentialité HIPAA

La règle de confidentialité établit des règles pour assurer la sécurité des informations médicales des patients, qu'elles soient écrites, stockées sur un ordinateur ou énoncées à voix haute. Elle régit la manière dont les informations médicales personnelles sont utilisées, divulguées et consultées.

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Composants clés :

1. Protection des informations médicales protégées ( PHI) : la règle de confidentialité permet de protéger les informations médicales personnelles (PHI) des personnes qui ne devraient pas les voir. En même temps, elle permet aux médecins et aux professionnels de la santé de partager des informations importantes lorsqu'ils vous aident, sont payés ou gèrent des services de santé .
2. Utilisations et divulgations autorisées : les PHI (Protected Health Information) peuvent être partagées sans l'autorisation du patient dans des circonstances spécifiques, par exemple pour des raisons de santé publique ou pour des raisons légales. Ces divulgations doivent respecter la norme « minimum nécessaire » de la loi HIPAA, garantissant que seule la quantité d'informations nécessaire est partagée .
3. Droits des patients : Les patients ont le droit d’accéder à leurs dossiers médicaux, de demander la correction des inexactitudes et de limiter la manière dont leurs informations sont partagées dans les limites autorisées.

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Les patients ont le droit d'accéder à leurs informations de santé, de demander des corrections en cas d'inexactitudes et d'imposer des restrictions à certaines divulgations, comme indiqué dans la règle de confidentialité HIPAA.

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2. La règle de sécurité HIPAA

La règle de sécurité se concentre sur la protection des informations de santé électroniques protégées (ePHI) en exigeant des mesures de protection administratives, physiques et techniques, telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les évaluations régulières des risques. Par exemple, les solutions de télécopie conformes à la norme HIPAA utilisent souvent le chiffrement et des serveurs sécurisés pour assurer la transmission sécurisée des ePHI, ainsi que des contrôles d'accès pour empêcher la récupération non autorisée.

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Principales mesures de protection :

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1. ‍Mesures de protection administratives:
   1. Mise en œuvre de politiques et de procédures de sécurité.
   2. Réalisation régulière de formations des employés sur la conformité à la norme HIPAA.
   3. Réalisation d'évaluations des risques pour identifier et traiter les vulnérabilités.‍‍
2. ‍Mesures de protection physiques:
   1. Contrôle de l'accès aux installations et aux appareils physiques.
   2. Garantie du stockage et de l'élimination sécurisés du matériel contenant des ePHI.
   3. Utilisation de contrôles d'accès tels que des badges d'identification et des caméras de sécurité.‍
3. Mesures de protection techniques:
   1. Chiffrement des ePHI pour empêcher tout accès non autorisé.
   2. Mise en œuvre de contrôles d'accès tels que des identifiants et des mots de passe uniques.
   3. Tenue de journaux d'audit pour suivre l'accès aux ePHI et les modifications qui y sont apportées.

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La règle de sécurité spécifie les mesures de protection administratives, physiques et techniques nécessaires pour protéger les ePHI, y compris le chiffrement, l'authentification des utilisateurs et les protocoles de stockage sécurisé.

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3. La règle de notification de violation de la norme HIPAA

La règle de notification de violation décrit les actions requises en cas de violation des PHI non sécurisées. Cette règle garantit un signalement rapide afin d'atténuer les dommages et de maintenir la transparence.

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Exigences de déclaration :

1. Avis individuel : Les personnes concernées doivent être informées de toute violation des PHI non sécurisées dans les 60 jours suivant sa découverte. La notification doit comprendre une description de la violation, le type d'informations concernées, les mesures recommandées aux personnes pour se protéger et les mesures prises par l'organisation pour remédier à la violation et prévenir de futurs incidents.

1. Avis aux médias : Pour les violations affectant 500 personnes ou plus dans un État, des notifications doivent être fournies aux médias locaux.

1. Avis au secrétaire : En cas de violation de données, les notifications doivent vous indiquer ce qui s'est passé, quelles informations ont été exposées et comment rester en sécurité.

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En cas de violation de données, les notifications doivent détailler l'incident, les PHI concernées, les mesures prises pour remédier à la violation et les recommandations pour les personnes afin de minimiser les dommages potentiels. La règle de notification de violation garantit que les entreprises sont responsables et aide à corriger la situation.

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Qui doit respecter les règles et réglementations HIPAA ?

La conformité à la norme HIPAA s'applique à deux grandes catégories : les entités couvertes et les Business associés.

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Entités concernées

Il s'agit d'organisations directement impliquées dans la gestion des PHI. Par exemple :

1. Les professionnels de santé tels que les médecins, les hôpitaux et les cliniques.
2. Les régimes de santé, y compris les assureurs, les HMO et Medicare.
3. Les chambres de compensation de soins de santé qui traitent les données non standard en formats standard.

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Partenaires Business

Les partenaires Business sont des organisations tierces qui fournissent des services aux entités concernées impliquant l'accès aux PHI. Il peut s'agir, par exemple, de fournisseurs de services informatiques gérant des dossiers de santé électroniques ou de sociétés de facturation. La loi HIPAA exige que les entités concernées établissent un accord de partenariat Business (BAA) avec chaque partenaire Business, décrivant leurs responsabilités en matière de protection des PHI. Par exemple :

1. Les fournisseurs de services informatiques gérant les dossiers de santé électroniques (DSE).
2. Les sociétés de facturation traitant les données des patients.
3. Les cabinets juridiques ou comptables fournissant des services qui impliquent des PHI.

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Les deux groupes doivent suivre ces règles HIPAA de base pour assurer la sécurité des informations de santé privées et éviter d'enfreindre la loi.

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Violations Notifiables et Exceptions en vertu de la loi HIPAA

En cas de violation de données, la notification doit expliquer ce qui s'est passé, quelles informations ont été exposées et comment cela pourrait vous affecter. Toutefois, il existe des exceptions où il n'est pas nécessaire de signaler une violation :

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1. ‍Accès non intentionnel : Accès accidentel par un employé autorisé agissant de bonne foi, à condition qu'il se situe dans le cadre de son travail et n'entraîne pas d'autre utilisation ou divulgation non autorisée de PHI.‍
2. Divulgation involontaire : Si vous devez partager des informations avec une autre personne de votre organisation qui est autorisée à les consulter, cela ne pose pas de problème, à condition que les détails ne soient pas sensibles.‍
3. Croyance de bonne foi : Si l'organisation estime raisonnablement que la personne non autorisée ne pouvait pas conserver ou accéder aux PHI divulguées en raison de la nature de la violation ou d'une mesure corrective immédiate.

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La compréhension de ces exceptions peut aider les organisations à réagir de manière appropriée et à éviter les signalements inutiles.

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Causes courantes des violations de la loi HIPAA

Les violations de la loi HIPAA résultent souvent de manquements aux mesures de protection ou d'erreurs involontaires. Selon le ministère de la Santé et des Services sociaux des États-Unis, les causes courantes sont les suivantes :

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1. ‍Accès non autorisé : Employés accédant aux PHI par curiosité, pour des raisons personnelles ou sans objectif Business légitime. Il peut s'agir de la consultation d'informations sur des collègues, des membres de la famille ou des personnalités.‍
2. Mesures de sécurité inadéquates : Absence de protections essentielles, telles que le chiffrement des ePHI, l'élimination sécurisée des dossiers physiques ou l'authentification multifactorielle pour les contrôles d'accès, ce qui accroît la vulnérabilité aux violations‍
3. Divulgations inappropriées : PHI partagées sans autorisation appropriée du patient ou sans raison valable, comme l'envoi d'informations au mauvais destinataire ou la divulgation de détails lors d'une communication non sécurisée.‍
4. Appareils perdus ou volés : Les appareils mobiles, les ordinateurs portables ou les clés USB contenant des ePHI non chiffrées sont particulièrement susceptibles d'être volés ou perdus accidentellement, ce qui crée des risques importants de violation de données.

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Les organisations peuvent réduire considérablement la probabilité de violations de la loi HIPAA en s'attaquant aux pièges courants. Cela comprend la formation régulière du personnel, la mise en œuvre de technologies de sécurité robustes, la réalisation d'évaluations des risques et la garantie que des accords de partenariat Business (BAA) sont en place avec tous les fournisseurs de services tiers qui traitent des PHI.

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Conseils pour éviter les violations :

1. Utilisez des services conformes à la norme HIPAA et des contrôles d'accès pour envoyer des PHI.
2. Formez régulièrement le personnel aux règles HIPAA et aux pratiques de protection des données.
3. Effectuez des évaluations périodiques des risques afin d'identifier et d'atténuer les vulnérabilités.
4. Assurez-vous que des BAA sont établis avec tous les fournisseurs de services tiers afin d'officialiser leurs obligations en matière de protection des PHI.

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Réflexions finales sur la conformité HIPAA

Les trois règles de la norme HIPAA (règle de confidentialité, règle de sécurité et règle de notification de violation) constituent un cadre complet visant à garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations de santé protégées. En respectant ces règles HIPAA, les organismes de santé peuvent assurer la sécurité des données des patients, éviter des amendes coûteuses et gagner la confiance des patients et des partenaires.

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La conformité à la norme HIPAA est plus qu'une exigence légale ; elle est essentielle à la prestation éthique de soins de santé. En accordant la priorité à la conformité, les organisations peuvent protéger la vie privée des patients, améliorer l'efficacité opérationnelle et maintenir la confiance dans le système de santé.

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Pour les organisations recherchant des outils conformes à la réglementation HIPAA pour gérer les informations sensibles, des services comme Sign.Plus proposent une plateforme de signature électronique conforme à la réglementation HIPAA et simplifiant les processus documentaires. Fax.Plus propose également des solutions de fax cloud sûres et fiables. Ces deux outils aident les organismes de santé et leurs partenaires à respecter efficacement les directives HIPAA.

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Investir dans ces solutions sécurisées permet aux organisations de suivre plus facilement les règles. Cela les aide également à se concentrer sur la prestation de meilleurs soins.

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Avis de non-responsabilité : cet article est fourni à titre d'information uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Les organisations doivent consulter un professionnel qualifié pour s'assurer de la pleine conformité à la norme HIPAA.