PIPEDA
PIPEDA określa wymagania dotyczące ochrony danych osobowych w działalności komercyjnej. Alohi łączy mechanizmy zabezpieczeń z praktykami ochrony prywatności, aby pomagać organizacjom chronić informacje przetwarzane za pośrednictwem Fax.Plus i Sign.Plus.
Dlaczego PIPEDA jest ważna dla Alohi?
Ustawa Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) to kanadyjska ustawa federalna o ochronie prywatności w sektorze prywatnym. Określa wymagania dotyczące gromadzenia, wykorzystywania i ujawniania danych osobowych, w tym odpowiedzialność, świadomą zgodę, odpowiednie zabezpieczenia oraz prawo osób do dostępu do swoich danych.
Faksowane dokumenty i podpisane umowy mogą zawierać dane osobowe, finansowe oraz inne informacje wrażliwe. Ochrona tych informacji to nie tylko zabezpieczenie pliku: organizacje muszą też rozumieć, dlaczego dane są przetwarzane, kto może mieć do nich dostęp, jak długo są przechowywane i w jaki sposób osoby mogą korzystać ze swoich praw do prywatności.
Mechanizmy zabezpieczeń i praktyki ochrony prywatności Alohi pomagają klientom wywiązywać się z tych obowiązków. Każda organizacja pozostaje odpowiedzialna za ustalenie, jakie przepisy mają zastosowanie do jej działalności, oraz za wprowadzenie odpowiednich zasad postępowania z przetwarzanymi informacjami.
Niniejsza strona ma charakter wyłącznie ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Organizacje powinny skonsultować się z własnym doradcą prawnym, aby potwierdzić zgodność z PIPEDA w swoim konkretnym przypadku użycia.
Jak Alohi pomaga chronić dane osobowe?
Nasze podejście łączy zabezpieczenia techniczne z przejrzystymi informacjami o wykorzystaniu i przechowywaniu danych oraz prawach do prywatności. Te środki wspierają organizacje oceniające Fax.Plus i Sign.Plus pod kątem procesów obejmujących dane osobowe.
Odpowiedzialność i przejrzystość
Nasza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe gromadzimy, dlaczego je przetwarzamy i kiedy mogą być udostępniane dostawcom usług. Klienci i inne osoby mogą pisać na adres privacy@alohi.com z pytaniami dotyczącymi naszych praktyk lub wnioskami w sprawie ich danych osobowych.
Określanie celów i zgoda
Cele przetwarzania danych osobowych opisujemy w naszej Polityce prywatności, w tym świadczenie usług, administrowanie kontami, wsparcie i bezpieczeństwo. Organizacje korzystające z Fax.Plus i Sign.Plus powinny określić własne cele przetwarzania treści dokumentów i uzyskać świadomą zgodę tam, gdzie wymagają tego obowiązujące przepisy.
Szyfrowanie danych i bezpieczne połączenia
Przechowywane dokumenty faksowe i podpisane są szyfrowane za pomocą AES-256. Połączenia między aplikacjami internetowymi, aplikacjami mobilnymi lub interfejsami API Alohi a naszymi serwerami korzystają z protokołu Transport Layer Security (TLS). Te zabezpieczenia chronią przechowywane dokumenty i obsługiwane połączenia aplikacji; klienci powinni również ocenić, w jaki sposób informacjami zarządzają odbiorcy i połączone usługi.
Kontrola dostępu i uwierzytelnianie
Uwierzytelnianie i mechanizmy kontroli dostępu pomagają chronić konta i systemy klientów. Funkcje bezpieczeństwa Enterprise dla Fax.Plus i Sign.Plus obejmują dzienniki dostępu do kont oraz możliwość blokowania użytkowników. Klienci powinni skonfigurować dostępne mechanizmy kontroli zgodnie z zakresem obowiązków pracowników i usuwać dostęp, gdy nie jest już potrzebny.
Ograniczone przechowywanie i usuwanie danych
Nasza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób dane osobowe są przechowywane na potrzeby świadczenia usług, zobowiązań umownych i wymogów prawnych. Klienci mogą zażądać usunięcia danych osobowych, z zastrzeżeniem mających zastosowanie obowiązków dotyczących przechowywania oraz dozwolonych wyjątków. Przechowywanie dokumentów należy przeanalizować w ramach polityk zarządzania informacjami w każdej organizacji.
Dostawcy usług i przetwarzanie międzynarodowe
Alohi korzysta z dostawców usług w celu wsparcia swoich usług, a dane osobowe mogą być przetwarzane w innych krajach. PIPEDA nie nakłada ogólnego wymogu przechowywania wszystkich danych osobowych w Kanadzie: organizacje pozostają odpowiedzialne za informacje przekazane do przetwarzania i muszą zapewnić porównywalną ochronę. Mogą obowiązywać dodatkowe wymogi prowincjonalne, sektorowe lub umowne.
Dostęp osób, sprostowania i wnioski dotyczące prywatności
Osoby mogą zażądać dostępu do swoich danych osobowych i poprosić o poprawienie nieprawidłowych informacji. Nasza Polityka prywatności wyjaśnia, jak składać wnioski, w tym wnioski o wycofanie zgody, jeśli ma to zastosowanie. Jeżeli dokumentem zarządza klient Alohi, osoby powinny skontaktować się z tą organizacją w sprawie sposobu postępowania z dokumentem.
Reagowanie na incydenty i bieżące bezpieczeństwo
Alohi stosuje monitorowanie bezpieczeństwa i praktyki reagowania na incydenty, wspierane regularnymi ocenami bezpieczeństwa. Nasza Polityka prywatności opisuje nasze podejście do powiadamiania klientów i współpracy w badaniu naruszeń ochrony danych, a zawiadomienia do właściwych organów są przekazywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Na potrzeby przeglądu prywatności w Twojej organizacji:
- Zidentyfikuj dane osobowe uwzględnione w procesach faksowych i podpisów.
- Potwierdź cele przetwarzania oraz wszelkie obowiązujące wymogi dotyczące zgody.
- Przejrzyj uprawnienia dostępu, odbiorców dokumentów i połączone usługi.
- Ustal odpowiednie okresy przechowywania oraz procedury obsługi wniosków dotyczących prywatności.
- Oceń przetwarzanie międzynarodowe wraz z wszelkimi obowiązkami prowincjonalnymi lub sektorowymi.
Produkty objęte zakresem
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
