PIPEDA & Schutz personenbezogener Daten

Überblick

Warum ist PIPEDA für Alohi wichtig?

Der Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) ist das kanadische Bundesdatenschutzgesetz für den privaten Sektor. Er legt Anforderungen an die Erhebung, Nutzung und Weitergabe personenbezogener Daten fest, darunter Rechenschaftspflicht, aussagekräftige Einwilligung, angemessene Schutzmaßnahmen und das Auskunftsrecht von Einzelpersonen.

Gefaxte Dokumente und unterzeichnete Vereinbarungen können personenbezogene, finanzielle und andere sensible Informationen enthalten. Der Schutz dieser Informationen umfasst mehr als die Sicherung einer Datei: Organisationen müssen auch nachvollziehen können, warum die Informationen verarbeitet werden, wer darauf zugreifen kann, wie lange sie aufbewahrt werden und wie Einzelpersonen ihre Datenschutzrechte ausüben können.

Die Sicherheitskontrollen und Datenschutzpraktiken von Alohi unterstützen Kunden dabei, diesen Verpflichtungen nachzukommen. Jede Organisation bleibt selbst dafür verantwortlich, zu bestimmen, welche Gesetze für ihre Tätigkeiten gelten, und angemessene Richtlinien für die von ihr verarbeiteten Informationen festzulegen.

Diese Seite dient ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Organisationen sollten ihre eigene Rechtsberatung hinzuziehen, um die PIPEDA-Konformität für ihren spezifischen Anwendungsfall zu bestätigen.

Daten

Wie unterstützt Alohi den Schutz personenbezogener Daten?

Unser Ansatz kombiniert technische Schutzmaßnahmen mit transparenten Informationen zu Datennutzung, Aufbewahrung und Datenschutzrechten. Diese Maßnahmen unterstützen Organisationen, die Fax.Plus und Sign.Plus für Arbeitsabläufe mit personenbezogenen Daten prüfen.

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Rechenschaftspflicht & Transparenz

Unsere Datenschutzrichtlinie erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie verarbeiten und wann sie an Dienstleister weitergegeben werden können. Kunden und Einzelpersonen können sich mit Fragen zu unseren Praktiken oder mit Anfragen zu ihren personenbezogenen Daten an privacy@alohi.com wenden.

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Festlegung der Zwecke & Einwilligung

Die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten beschreiben wir in unserer Datenschutzrichtlinie, darunter Bereitstellung der Dienste, Kontoverwaltung, Support und Sicherheit. Organisationen, die Fax.Plus und Sign.Plus nutzen, sollten ihre eigenen Zwecke für den Umgang mit Dokumentinhalten festlegen und, sofern nach geltendem Recht erforderlich, eine aussagekräftige Einwilligung einholen.

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Datenverschlüsselung & sichere Verbindungen

Gespeicherte gefaxte und unterzeichnete Dokumente werden mit AES-256 verschlüsselt. Verbindungen zwischen den Webanwendungen, mobilen Anwendungen oder APIs von Alohi und unseren Servern nutzen Transport Layer Security (TLS). Diese Schutzmaßnahmen sichern gespeicherte Dokumente und unterstützte Anwendungsverbindungen; Kunden sollten zudem prüfen, wie Empfänger und verbundene Dienste mit den Informationen umgehen.

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Zugriffskontrolle & Authentifizierung

Authentifizierung und Zugriffskontrollen tragen zum Schutz von Kundenkonten und Systemen bei. Zu den Enterprise-Sicherheitsfunktionen für Fax.Plus und Sign.Plus gehören Protokolle zum Kontozugriff und die Möglichkeit, Nutzer zu sperren. Kunden sollten die verfügbaren Kontrollen entsprechend den Zuständigkeiten ihrer Mitarbeitenden konfigurieren und Zugriffe entfernen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

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Begrenzte Aufbewahrung & Datenlöschung

Unsere Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie personenbezogene Daten für die Bereitstellung der Dienste, vertragliche Verpflichtungen und gesetzliche Anforderungen aufbewahrt werden. Kunden können die Löschung personenbezogener Daten beantragen, vorbehaltlich geltender Aufbewahrungspflichten und zulässiger Ausnahmen. Die Aufbewahrung von Dokumenten sollte im Rahmen der Informationsmanagement-Richtlinien der jeweiligen Organisation überprüft werden.

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Dienstleister & internationale Verarbeitung

Alohi setzt Dienstleister zur Unterstützung seiner Dienste ein, und personenbezogene Daten können in anderen Ländern verarbeitet werden. PIPEDA schreibt nicht generell vor, alle personenbezogenen Daten in Kanada zu speichern: Organisationen bleiben für Informationen, die zur Verarbeitung übermittelt werden, rechenschaftspflichtig und müssen einen vergleichbaren Schutz sicherstellen. Zusätzliche provinzielle, branchenspezifische oder vertragliche Anforderungen können gelten.

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Auskunft, Berichtigung & Datenschutzanfragen von Einzelpersonen

Einzelpersonen können Auskunft über ihre personenbezogenen Daten verlangen und die Berichtigung unrichtiger Informationen beantragen. Unsere Datenschutzrichtlinie erläutert, wie Anfragen gestellt werden, einschließlich Anfragen zum Widerruf der Einwilligung, sofern zutreffend. Wird ein Dokument von einem Alohi-Kunden verwaltet, sollten sich Einzelpersonen wegen des Umgangs mit dem Dokument an diese Organisation wenden.

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Reaktion auf Vorfälle & fortlaufende Sicherheit

Alohi unterhält Praktiken zur Sicherheitsüberwachung und zur Reaktion auf Vorfälle, unterstützt durch regelmäßige Sicherheitsbewertungen. Unsere Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir Kunden benachrichtigen und bei der Untersuchung von Datenschutzverletzungen mitwirken; zuständige Behörden werden gemäß geltendem Recht benachrichtigt.

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Für die Datenschutzprüfung Ihrer Organisation:

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Ermitteln Sie die personenbezogenen Daten, die in Ihren Fax- und Signatur-Workflows enthalten sind.
Bestätigen Sie die Verarbeitungszwecke und alle geltenden Anforderungen an die Einwilligung.
Überprüfen Sie Zugriffsberechtigungen, Dokumentempfänger und verbundene Dienste.
Legen Sie angemessene Aufbewahrungsfristen und Verfahren für Datenschutzanfragen fest.
Bewerten Sie die internationale Verarbeitung zusammen mit etwaigen provinziellen oder branchenspezifischen Verpflichtungen.

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