PIPEDA en bescherming van persoonsgegevens

Overzicht

Waarom is PIPEDA belangrijk voor Alohi?

De Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) is de Canadese federale privacywet voor de particuliere sector. Deze wet stelt eisen aan het verzamelen, gebruiken en verstrekken van persoonsgegevens, waaronder verantwoordingsplicht, zinvolle toestemming, passende beveiligingsmaatregelen en toegang voor individuen.

Gefaxte documenten en ondertekende overeenkomsten kunnen persoonlijke, financiële en andere gevoelige informatie bevatten. Het beschermen van deze informatie omvat meer dan het beveiligen van een bestand: organisaties moeten ook begrijpen waarom de informatie wordt verwerkt, wie er toegang toe heeft, hoe lang deze wordt bewaard en hoe individuen hun privacyrechten kunnen uitoefenen.

De beveiligingsmaatregelen en privacypraktijken van Alohi helpen klanten bij het invullen van deze verantwoordelijkheden. Elke organisatie blijft zelf verantwoordelijk voor het bepalen welke wetten op haar activiteiten van toepassing zijn en voor het opstellen van passend beleid voor de informatie die zij verwerkt.

Deze pagina is bedoeld als algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Organisaties dienen hun eigen juridisch adviseur te raadplegen om de naleving van PIPEDA voor hun specifieke gebruikssituatie te bevestigen.

Gegevens

Hoe helpt Alohi bij het beschermen van persoonsgegevens?

Onze aanpak combineert technische beveiligingsmaatregelen met transparante informatie over gegevensgebruik, bewaring en privacyrechten. Deze maatregelen ondersteunen organisaties die Fax.Plus en Sign.Plus beoordelen voor werkprocessen waarbij persoonsgegevens betrokken zijn.

‍

Verantwoordingsplicht en transparantie

In ons Privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we ze verwerken en wanneer ze kunnen worden gedeeld met serviceproviders. Klanten en individuen kunnen contact opnemen met privacy@alohi.com met vragen over onze werkwijze of verzoeken met betrekking tot hun persoonsgegevens.

‍

Vaststellen van doeleinden en toestemming

In ons Privacybeleid beschrijven we de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens, waaronder dienstverlening, accountbeheer, ondersteuning en beveiliging. Organisaties die Fax.Plus en Sign.Plus gebruiken, moeten hun eigen doeleinden voor de verwerking van documentinhoud bepalen en zinvolle toestemming verkrijgen waar de toepasselijke wetgeving dit vereist.

‍

Gegevensversleuteling en beveiligde verbindingen

Opgeslagen gefaxte en ondertekende documenten worden versleuteld met AES-256. Verbindingen tussen de webapplicaties, mobiele applicaties of API's van Alohi en onze servers maken gebruik van Transport Layer Security (TLS). Deze maatregelen beschermen opgeslagen documenten en ondersteunde applicatieverbindingen; klanten moeten ook beoordelen hoe ontvangers en gekoppelde diensten met informatie omgaan.

‍

Toegangsbeheer en authenticatie

Authenticatie en toegangsbeheer helpen klantaccounts en systemen te beschermen. Enterprise-beveiligingsfuncties voor Fax.Plus en Sign.Plus omvatten toegangslogboeken voor accounts en de mogelijkheid om gebruikers te blokkeren. Klanten dienen de beschikbare opties te configureren op basis van de verantwoordelijkheden van medewerkers en toegang in te trekken wanneer die niet langer nodig is.

‍

Beperkte bewaring en gegevensverwijdering

In ons Privacybeleid beschrijven we hoe persoonsgegevens worden bewaard voor dienstverlening, contractuele verplichtingen en wettelijke vereisten. Klanten kunnen verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens, onder voorbehoud van toepasselijke bewaarplichten en toegestane uitzonderingen. De bewaring van documenten moet worden beoordeeld als onderdeel van het informatiebeheerbeleid van elke organisatie.

‍

Serviceproviders en internationale verwerking

Alohi maakt gebruik van serviceproviders ter ondersteuning van zijn diensten, en persoonsgegevens kunnen in andere landen worden verwerkt. PIPEDA stelt geen algemene eis dat alle persoonsgegevens in Canada moeten blijven: organisaties blijven verantwoordelijk voor informatie die voor verwerking wordt doorgegeven en moeten zorgen voor vergelijkbare bescherming. Aanvullende provinciale, sectorspecifieke of contractuele vereisten kunnen van toepassing zijn.

‍

Toegang, correcties en privacyverzoeken van individuen

Individuen kunnen verzoeken om toegang tot hun persoonsgegevens en vragen om onjuiste informatie te corrigeren. In ons Privacybeleid leggen we uit hoe verzoeken kunnen worden ingediend, waaronder verzoeken om toestemming in te trekken waar van toepassing. Wanneer een document wordt beheerd door een klant van Alohi, dienen individuen contact op te nemen met die organisatie over de omgang met het document.

‍

Incidentrespons en voortdurende beveiliging

Alohi hanteert beveiligingsmonitoring en incidentresponsprocedures, ondersteund door regelmatige beveiligingsbeoordelingen. In ons Privacybeleid beschrijven we onze aanpak voor het informeren van klanten en het meewerken aan het onderzoek naar datalekken, waarbij meldingen aan bevoegde autoriteiten worden gedaan in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

‍

Voor de privacybeoordeling van uw organisatie:

‍

Stel vast welke persoonsgegevens deel uitmaken van uw fax- en ondertekeningsworkflows.
Bevestig de verwerkingsdoeleinden en eventuele toepasselijke toestemmingsvereisten.
Controleer toegangsrechten, documentontvangers en gekoppelde diensten.
Stel passende bewaartermijnen en procedures voor privacyverzoeken vast.
Beoordeel internationale verwerking samen met eventuele provinciale of sectorspecifieke verplichtingen.

PIPEDA