PIPEDA et protection des renseignements personnels

Présentation

Pourquoi la loi PIPEDA est-elle importante pour Alohi ?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (PIPEDA) est la loi fédérale canadienne qui encadre la protection de la vie privée dans le secteur privé. Elle fixe les exigences applicables à la collecte, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels, notamment en matière de responsabilité, de consentement valable, de mesures de protection appropriées et d'accès des personnes concernées.

Les documents envoyés par fax et les accords signés peuvent contenir des renseignements personnels, des informations financières et d'autres données sensibles. Protéger ces informations ne se limite pas à sécuriser un fichier : les organisations doivent aussi comprendre pourquoi ces informations sont traitées, qui peut y accéder, combien de temps elles sont conservées et comment les personnes concernées peuvent exercer leurs droits en matière de vie privée.

Les contrôles de sécurité et les pratiques de confidentialité d'Alohi aident les clients à répondre à ces obligations. Chaque organisation reste chargée de déterminer quelles lois s'appliquent à ses activités et de définir des politiques adaptées aux informations qu'elle traite.

Cette page est fournie à titre informatif général et ne constitue pas un avis juridique. Les organisations doivent consulter leur propre conseiller juridique afin de confirmer leur conformité à la loi PIPEDA pour leur cas d'usage spécifique.

Données

Comment Alohi contribue-t-il à protéger les renseignements personnels ?

Notre approche associe des mesures de protection techniques et des informations transparentes sur l'utilisation des données, leur conservation et les droits en matière de vie privée. Ces mesures aident les organisations qui évaluent Fax.Plus et Sign.Plus pour des flux de travail impliquant des renseignements personnels.

‍

Responsabilité et transparence

Notre Politique de confidentialité explique quels renseignements personnels nous collectons, pourquoi nous les traitons et dans quels cas ils peuvent être partagés avec des prestataires de services. Les clients et les personnes concernées peuvent écrire à privacy@alohi.com pour poser des questions sur nos pratiques ou soumettre des demandes concernant leurs renseignements personnels.

‍

Détermination des finalités et consentement

Nous décrivons les finalités du traitement des renseignements personnels dans notre Politique de confidentialité : fourniture du service, administration des comptes, assistance et sécurité. Les organisations qui utilisent Fax.Plus et Sign.Plus doivent définir leurs propres finalités pour le traitement du contenu des documents et obtenir un consentement valable lorsque la législation applicable l'exige.

‍

Chiffrement des données et connexions sécurisées

Les documents faxés et signés stockés sont chiffrés avec AES-256. Les connexions entre les applications web, les applications mobiles ou les API d'Alohi et nos serveurs utilisent le protocole Transport Layer Security (TLS). Ces mesures protègent les documents stockés et les connexions des applications prises en charge ; les clients doivent aussi évaluer la façon dont les informations sont traitées par les destinataires et les services connectés.

‍

Contrôle d'accès et authentification

L'authentification et les contrôles d'accès contribuent à protéger les comptes et les systèmes des clients. Les fonctionnalités de sécurité Enterprise de Fax.Plus et Sign.Plus incluent des journaux d'accès aux comptes et la possibilité de bloquer des utilisateurs. Les clients doivent configurer les contrôles disponibles en fonction des responsabilités de leurs équipes et supprimer les accès devenus inutiles.

‍

Conservation limitée et suppression des données

Notre Politique de confidentialité décrit comment les renseignements personnels sont conservés pour la fourniture du service, les obligations contractuelles et les exigences légales. Les clients peuvent demander la suppression de leurs données personnelles, sous réserve des obligations de conservation applicables et des exceptions autorisées. La conservation des documents doit être examinée dans le cadre des politiques de gestion de l'information de chaque organisation.

‍

Prestataires de services et traitement à l'international

Alohi fait appel à des prestataires de services pour fournir ses services, et des renseignements personnels peuvent être traités dans d'autres pays. La loi PIPEDA n'impose pas d'obligation générale de conserver tous les renseignements personnels au Canada : les organisations restent responsables des informations transférées à des fins de traitement et doivent garantir une protection comparable. Des exigences provinciales, sectorielles ou contractuelles supplémentaires peuvent s'appliquer.

‍

Accès, rectification et demandes relatives à la vie privée

Les personnes concernées peuvent demander l'accès à leurs renseignements personnels et la rectification des informations inexactes. Notre Politique de confidentialité explique comment soumettre ces demandes, y compris les demandes de retrait du consentement le cas échéant. Lorsqu'un document est géré par un client d'Alohi, les personnes concernées doivent contacter cette organisation au sujet du traitement du document.

‍

Gestion des incidents et sécurité continue

Alohi met en œuvre une surveillance de la sécurité et des pratiques de gestion des incidents, appuyées par des évaluations de sécurité régulières. Notre Politique de confidentialité décrit notre approche pour informer les clients et coopérer à l'enquête en cas de violation de données, les autorités compétentes étant notifiées conformément à la législation applicable.

‍

Pour l'examen de la confidentialité dans votre organisation :

‍

Identifiez les renseignements personnels présents dans vos flux de travail de fax et de signature.
Confirmez les finalités du traitement et les exigences de consentement applicables.
Passez en revue les autorisations d'accès, les destinataires des documents et les services connectés.
Définissez des durées de conservation appropriées et des procédures pour les demandes relatives à la vie privée.
Évaluez le traitement à l'international en tenant compte des obligations provinciales ou sectorielles éventuelles.

PIPEDA