Faks zgodny z HIPAA: chroń pacjentów i swoją firmę

Autor:

Zespół Alohi

-

1 listopada 2022 r.

WSTECZ

5 min czytania

Światowej klasy bezpieczeństwo, silne zasady etyczne i dbałość o prywatność od zawsze stanowią fundament usług FAX.PLUS. Dzięki temu można z łatwością wysyłać faksy, mając pewność, że wymogi bezpieczeństwa są spełnione. Nigdzie nie jest to tak ważne jak w przypadku wrażliwych danych medycznych, zwłaszcza że organizacje opieki zdrowotnej mają etyczny i prawny obowiązek ich ochrony na mocy HIPAA.

‍

Czym jest faks elektroniczny zgodny z HIPAA?

Ustawa Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) z 1996 roku określa, w jaki sposób organizacje opieki zdrowotnej powinny przechowywać, przekazywać i chronić dane pacjentów. Zgodnie z ogólną zasadą HIPAA zabrania placówkom opieki zdrowotnej ujawniania informacji o pacjentach komukolwiek poza upoważnionym personelem medycznym bez wyraźnej zgody pacjenta.

Zachowanie zgodności z HIPAA bywa trudne w przypadku przesyłania danych pacjentów. Nie zawsze łatwo jest zapobiec temu, by nieupoważniony personel zobaczył PHI lub ePHI podczas transmisji. Internetowe usługi faksowe zgodne z HIPAA, takie jak FAX.PLUS, eliminują ryzyko naruszenia HIPAA podczas przesyłania. Usługi te często zawierają dodatkowe funkcje chroniące PHI. Na przykład strona tytułowa faksu zgodna z HIPAA zawiera zwykłe dane nadawcy i odbiorcy oraz oświadczenie, że dalsze informacje są poufne, a nieuprawnione przeglądanie dokumentu jest zabronione przepisami lub prawem dotyczącym prywatności.

Usługi faksowe zgodne z HIPAA wykorzystują jednak wiele zaawansowanych i precyzyjnych metod zabezpieczania danych pacjentów. FAX.PLUS oferuje w szczególności użytkownikom planu Enterprise zaawansowane mechanizmy kontroli bezpieczeństwa kont oraz możliwość podpisania umowy Business Associate Agreement (BAA).

‍

Usługi faksowe zgodne z HIPAA od FAX.PLUS

Pełna zgodność z HIPAA

FAX.PLUS spełnia wszystkie wymagania dotyczące zgodności faksów z HIPAA. ePHI wysyłane przez FAX.PLUS jest w pełni bezpieczne i poufne. Dlatego można polegać na FAX.PLUS w zakresie faksowania zgodnego z przepisami w opiece zdrowotnej.

‍

Szyfrowanie danych na światowym poziomie

FAX.PLUS zapewnia czołową w branży ochronę bezpieczeństwa i prywatności, w tym 256-bitowy standard Advanced Encryption Standard (AES) w połączeniu z protokołem Transport Layer Security (TLS). Dzięki temu dane są w pełni bezpieczne podczas przesyłania, a usługa faksu cloud jest w pełni zgodna z HIPAA.

‍

Szwajcarskie przepisy o prywatności

Szwajcarskie przepisy o ochronie prywatności należą do najlepszych na świecie. FAX.PLUS stosuje się do ich postanowień, aby wszystkie usługi faksu cloud zgodne z HIPAA, oferowane w ramach konta Enterprise, były jak najbardziej rygorystyczne i skuteczne w zakresie bezpieczeństwa danych.

‍

Działanie na różnych urządzeniach

Z FAX.PLUS można korzystać i wysyłać faksy zgodne z HIPAA z dowolnego urządzenia, także z urządzeń mobilnych. Dzięki temu faksowanie jest znacznie łatwiejsze i wydajniejsze, a zaawansowane zabezpieczenia są zawsze zachowane.

‍

Niezrównana łatwość obsługi

Rozwiązanie faksowe dla firm zostało zaprojektowane tak, by było intuicyjne i łatwe w użyciu. Aplikacje internetowe i mobilne umożliwiają proste, szybkie i bezpieczne faksowanie bez potrzeby długich szkoleń.

‍

API i integracje

FAX.PLUS udostępnia programowalne API faksu, które pozwala zintegrować FAX.PLUS z praktycznie dowolnym własnym oprogramowaniem. Dostępne są także dodatkowe integracje z popularnymi aplikacjami i platformami, takimi jak Google i Slack.

‍

Dlaczego ważne jest, aby internetowe rozwiązanie faksowe było zgodne z HIPAA?

Nieprzestrzeganie HIPAA to bardzo poważna sprawa. Minimalna kara dla organizacji za przestępcze naruszenie HIPAA wynosi 50 000 USD. Osoba fizyczna, która w sposób przestępczy naruszy HIPAA, może zostać ukarana grzywną do 250 000 USD.

‍

Każdy, kto naruszy HIPAA w sposób karalny lub nieumyślny, może być zobowiązany do wypłaty odszkodowania poszkodowanym. W zależności od wagi naruszenia kwota ta może sięgać setek tysięcy, a nawet milionów dolarów. Naruszenia HIPAA podlegają również karze pozbawienia wolności. Naruszenia wynikające z zaniedbania mogą skutkować karą więzienia do 1 roku. Świadome naruszenie HIPAA z jakiegokolwiek powodu może oznaczać karę do 10 lat więzienia. Naruszenia HIPAA mogą mieć też poważne konsekwencje w miejscu pracy. W zależności od statusu w rozumieniu HIPAA (tj. czy jest się Business Associate, Covered Entity, czy zwykłym pracownikiem) można podlegać sankcjom ze strony pracodawców lub organów nadzorczych danej branży.

Korzystanie z usługi faksowej zgodnej z HIPAA ma też wiele zalet. Klienci czują się znacznie bezpieczniej i mają większe zaufanie, jeśli wiedzą, że wybrano technologię faksową zgodną z HIPAA. Podobnie faksowanie elektroniczne zgodne z HIPAA chroni przed utratą PHI bez konieczności wdrażania własnych protokołów bezpieczeństwa. Choć ustanowienie własnych protokołów jest ważne dla budowania kultury bezpieczeństwa pacjentów, nie ma potrzeby utrudniać sobie tego zadania.

‍

Czy można uzyskać bezpłatne usługi faksowe zgodne z HIPAA?

Zawsze warto zapłacić za produkt wysokiej jakości, a najtańsza usługa faksowa zgodna z HIPAA nie musi być najlepszym wyborem. Aby mieć pewność, że usługa faksu do e-maila zgodna z HIPAA oferuje najlepsze funkcje bezpieczeństwa i szyfrowania, najlepiej wybrać plan płatny, taki jak plan FAX.PLUS Enterprise. Teoretycznie można uzyskać internetowe faksowanie zgodne z HIPAA za darmo, ale należy pamiętać, że plany bezpłatne nie mają wielu zaawansowanych funkcji planów płatnych i nie są aktualizowane tak często. Jeśli Twoja organizacja nie musi być w 100% zgodna z HIPAA (na przykład gdy tylko sporadycznie przetwarza PHI lub ePHI), plan bezpłatny może być dobrym rozwiązaniem.

Dlatego jeśli zależy Ci na w pełni bezpiecznej usłudze faksu cloud zgodnej z HIPAA, najlepiej wybrać plan Enterprise FAX.PLUS, który jest objęty zgodnością z HIPAA.

‍

FAX.PLUS: bezpieczny, niezawodny faks zgodny z HIPAA

Zgodność z HIPAA jest niezbędna dla każdego, kto ma do czynienia z PHI i ePHI. Jest jednak często trudniejsza do zapewnienia, gdy dane są przekazywane z jednego miejsca, od jednej osoby lub z jednego formatu do innego. Podczas transmisji coś może zostać utracone, a przy rosnącej liczbie cyberprzestępstw kradzież danych zawsze stanowi zagrożenie.

Dzięki FAX.PLUS możesz korzystać z bezpiecznego faksowania online na telefonie, tablecie lub komputerze stacjonarnym, mając pewność, że cały proces jest w pełni zgodny z HIPAA. Dzięki wiodącej w branży technologii szyfrowania i dbałości o bezpieczeństwo Twoich danych możesz polegać na FAX.PLUS, by zachować zgodność z HIPAA.

‍

Najczęstsze pytania o faksowanie zgodne z HIPAA

Czy faks jest metodą komunikacji zgodną z HIPAA?

Faksowanie nie zawsze jest zgodne z HIPAA. Aby było zgodne, trzeba przestrzegać określonych środków i protokołów. Na przykład w trakcie drukowania i po nim PHI są narażone na ujawnienie. Aby w tym czasie nie doszło do naruszenia HIPAA, ważne jest, by dostęp do danego faksu mieli tylko upoważnieni pracownicy, a wydrukowany faks był bezpiecznie przechowywany. Bardzo ważne jest również, aby dostawca faksu online był zgodny z HIPAA. Oznacza to stosowanie najwyższej klasy, regularnie aktualizowanych zabezpieczeń, w tym szyfrowania, protokołu Transport Layer Security i innych.

‍

Czy FAX.PLUS jest zgodny z HIPAA?

FAX.PLUS jest w pełni zgodny z HIPAA dla klientów będących Business Associate w planie Enterprise. Rejestrując się w FAX.PLUS jako Business Associate, otrzymasz pakiet wiodących w branży zabezpieczeń zaprojektowanych do ochrony PHI i ePHI Twoich pacjentów.

Placówki opieki zdrowotnej, firmy ubezpieczeniowe i wszyscy, których działalność podlega HIPAA, mogą powierzyć FAX.PLUS swoje najbardziej poufne dokumenty. FAX.PLUS obejmuje wszystkie zabezpieczenia administracyjne, techniczne i fizyczne potrzebne do ochrony PHI i ePHI podczas wysyłania i transmisji. FAX.PLUS zapewnia też bieżącą aktualizację technologii. FAX.PLUS pozostanie zgodny z HIPAA nawet wtedy, gdy technologia będzie się rozwijać, a przepisy ulegną zmianie.

‍

Co się stanie, jeśli nie zachowam zgodności z HIPAA?

Kary za naruszenie HIPAA lub brak zgodności z jej wymogami mogą być surowe. Umyślne naruszenie HIPAA może zostać uznane za czyn przestępczy, zagrożony bardzo wysokimi grzywnami, a potencjalnie także karą pozbawienia wolności do 10 lat (w zależności od wagi naruszenia).

Nawet nieumyślne naruszenia HIPAA to poważna sprawa. Zaniedbanie skutkujące naruszeniem HIPAA może zostać potraktowane jako przestępstwo, w zależności od wagi naruszenia. Mniej poważne naruszenia mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym, wypłatą odszkodowania poszkodowanym, utratą reputacji i innymi konsekwencjami. Podsumowując, w kwestii zgodności z HIPAA najlepiej zachować staranność i czujność. Brak zgodności z HIPAA może mieć bardzo poważne konsekwencje.

‍

Kiedy faks musi być zgodny z HIPAA?

Faks musi być zgodny z HIPAA zawsze, gdy przesyła PHI (chronione informacje zdrowotne) i/lub ePHI (elektroniczne chronione informacje zdrowotne).

PHI to szerokie pojęcie obejmujące wiele rodzajów danych. Dane, które mogą być uznane za PHI i ePHI, obejmują między innymi: