HIPAA-fax: bescherm patiënten en uw bedrijf

Beveiliging van wereldklasse, een sterke ethiek en een toewijding aan privacy vormen altijd al de kern van de diensten van FAX.PLUS. Zo kunt u moeiteloos faxen versturen, met de zekerheid dat aan uw beveiligingseisen wordt voldaan. Nergens is dit belangrijker dan bij gevoelige zorggegevens, zeker omdat zorginstellingen op grond van HIPAA ethisch en wettelijk verplicht zijn deze gegevens te beschermen.

‍

Wat is HIPAA-conform elektronisch faxen?

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) uit 1996 bepaalt hoe zorginstellingen patiëntgegevens moeten bewaren, overdragen en beschermen. In de regel verbiedt HIPAA zorgverleners om patiëntgegevens openbaar te maken aan anderen dan bevoegd medisch personeel, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de patiënt.

HIPAA-conform blijven kan lastig zijn wanneer het gaat om het verzenden van patiëntgegevens. Het is niet altijd eenvoudig te voorkomen dat onbevoegde medewerkers PHI of ePHI te zien krijgen tijdens de verzending. HIPAA-conforme online faxdiensten zoals FAX.PLUS nemen het risico weg dat HIPAA tijdens de verzending wordt geschonden. Deze diensten bevatten vaak extra functies om PHI veilig te houden. Een HIPAA-faxvoorblad bevat bijvoorbeeld naast de gebruikelijke gegevens van afzender en ontvanger ook een disclaimer waarin staat dat de volgende informatie vertrouwelijk is en dat het inzien van het document door onbevoegden verboden is volgens privacyregels of -wetten.

Daarnaast zetten HIPAA-faxdiensten meerdere geavanceerde en nauwkeurige beveiligingstechnieken in om patiëntgegevens te beschermen. FAX.PLUS biedt Enterprise-gebruikers met name uitgebreide beveiligingsinstellingen voor hun account en de mogelijkheid om een Business Associate Agreement (BAA) te ondertekenen.

‍

HIPAA-conforme faxdiensten van FAX.PLUS

Volledig HIPAA-conform

FAX.PLUS voldoet aan alle vereisten voor HIPAA-conform faxen. ePHI blijft volledig veilig en vertrouwelijk wanneer het via FAX.PLUS wordt verzonden. U kunt dus op FAX.PLUS vertrouwen voor compliant faxen voor de zorg.

‍

Toonaangevende gegevensversleuteling

FAX.PLUS biedt toonaangevende beveiliging en privacybescherming, waaronder 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) in combinatie met Transport Layer Security (TLS). Zo blijven gegevens tijdens het transport volledig veilig en krijgt u een volledig HIPAA-conforme cloud-faxdienst.

‍

Zwitserse privacywetgeving

De Zwitserse privacywetgeving behoort tot de beste ter wereld. FAX.PLUS volgt de bepalingen van de Zwitserse privacywetgeving, zodat alle HIPAA-conforme cloud-faxdiensten die bij een Enterprise-account worden aangeboden zo streng en effectief mogelijk zijn op het gebied van gegevensbeveiliging.

‍

Werkt op al uw apparaten

U kunt FAX.PLUS openen en HIPAA-conform faxen versturen vanaf elk apparaat, ook vanaf mobiele smartphones en tablets. Dat maakt faxen een stuk eenvoudiger en efficiënter, terwijl geavanceerde beveiligingsmaatregelen altijd behouden blijven.

‍

Ongeëvenaard gebruiksgemak

De zakelijke faxoplossing is ontworpen om intuïtief en gebruiksvriendelijk te zijn. Met web- en mobiele apps die eenvoudig, snel en veilig faxen mogelijk maken, zonder uitgebreide training.

‍

API's en integraties

FAX.PLUS heeft een programmeerbare fax-API, waarmee u FAX.PLUS kunt integreren met vrijwel elke eigen software. Daarnaast zijn er integraties beschikbaar met populaire apps en platforms zoals Google en Slack.

‍

Waarom is het belangrijk dat uw online faxoplossing HIPAA-conform is?

Het niet naleven van HIPAA is een zeer ernstige zaak. De minimumboete voor een organisatie bij strafrechtelijke HIPAA-overtredingen bedraagt $50.000. Een persoon die HIPAA strafrechtelijk overtreedt, kan een boete krijgen tot $250.000.

‍

Iedereen die HIPAA strafrechtelijk of onopzettelijk schendt, moet mogelijk een schadevergoeding betalen aan de slachtoffers van de overtreding. Dit kan oplopen tot honderdduizenden of zelfs miljoenen dollars, afhankelijk van de ernst van de schending. HIPAA-overtredingen zijn ook strafbaar met gevangenisstraf. HIPAA-overtredingen als gevolg van nalatigheid kunnen een gevangenisstraf van 1 jaar opleveren. Wie HIPAA om welke reden dan ook bewust schendt, kan tot 10 jaar de gevangenis in. HIPAA-overtredingen kunnen ook ernstige gevolgen hebben op de werkvloer. Afhankelijk van uw HIPAA-status (dat wil zeggen of u een Business Associate, een Covered Entity of een gewoon personeelslid bent), kunt u sancties krijgen van uw werkgevers of van de toezichthoudende instanties in uw branche.

Een HIPAA-conforme faxdienst heeft ook veel voordelen. Cliënten voelen zich veel veiliger en hebben meer vertrouwen in u als ze weten dat u voor een HIPAA-conforme faxtechnologie hebt gekozen. Ook beschermt HIPAA-conform elektronisch faxen u tegen het verlies van PHI, zonder dat u zelf beveiligingsprotocollen hoeft in te richten. Hoewel het opstellen van eigen protocollen belangrijk is voor het ontwikkelen van een cultuur van patiëntveiligheid, hoeft u het zichzelf niet moeilijker te maken dan nodig is.

‍

Zijn er gratis HIPAA-conforme faxdiensten?

Het is altijd de moeite waard om voor een kwaliteitsproduct te betalen, en de goedkoopste HIPAA-faxdienst is misschien niet de beste keuze. Als u er zeker van wilt zijn dat uw HIPAA-conforme fax-naar-e-maildienst over de allerbeste beveiligings- en versleutelingsfuncties beschikt, kunt u het beste een betaald abonnement nemen, zoals het FAX.PLUS Enterprise-abonnement. In theorie is het mogelijk om gratis HIPAA-conform online te faxen, maar houd er rekening mee dat gratis abonnementen veel van de geavanceerde functies van een betaald abonnement missen en minder vaak worden bijgewerkt. Als uw organisatie niet 100% HIPAA-conform hoeft te zijn (bijvoorbeeld als u slechts af en toe met PHI of ePHI werkt), kan een gratis abonnement een goede optie zijn.

Als u een volledig veilige en HIPAA-conforme cloud-faxdienst wilt, kunt u dus het beste kiezen voor het Enterprise-abonnement van FAX.PLUS, dat onder HIPAA valt.

‍

FAX.PLUS: veilig, betrouwbaar en HIPAA-conform faxen

HIPAA-naleving is essentieel voor iedereen die met PHI en ePHI werkt. HIPAA-naleving is echter vaak lastiger wanneer u gegevens van de ene plek, persoon of indeling naar een andere overdraagt. Tijdens de verzending kan er van alles verloren gaan, en nu cybercriminaliteit toeneemt, blijft gegevensdiefstal een zorg.

Met FAX.PLUS kunt u veilig online faxen vanaf uw telefoon, tablet of desktopcomputer, met de zekerheid dat het proces volledig HIPAA-conform is. Dankzij toonaangevende versleutelingstechnologie en een grote toewijding aan de beveiliging van uw gegevens kunt u op FAX.PLUS vertrouwen om u aan de juiste kant van HIPAA te houden.

‍

Veelgestelde vragen over HIPAA-faxen

Is fax een HIPAA-conform communicatiemiddel?

Faxen is niet altijd HIPAA-conform. Om het HIPAA-conform te maken, moeten bepaalde maatregelen en protocollen worden gevolgd. Tijdens en na het afdrukken is PHI bijvoorbeeld kwetsbaar. Om te voorkomen dat HIPAA in die periode wordt geschonden, is het belangrijk dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het betreffende faxapparaat en dat de afgedrukte fax veilig wordt bewaard. Het is ook heel belangrijk dat uw online faxprovider HIPAA-conform is. Dat betekent dat er eersteklas, regelmatig bijgewerkte beveiligingsmaatregelen zijn, waaronder versleuteling, Transport Layer Security en meer.

‍

Is FAX.PLUS HIPAA-conform?

FAX.PLUS is volledig HIPAA-conform voor Business Associate-klanten met het Enterprise-abonnement. Wanneer u zich bij FAX.PLUS registreert als Business Associate, krijgt u een pakket met toonaangevende beveiligingsmaatregelen om de PHI en ePHI van uw patiënten te beschermen.

Zorgverleners, verzekeraars en iedereen wiens werk onder HIPAA valt, kunnen FAX.PLUS vertrouwen met hun meest gevoelige documenten. FAX.PLUS dekt alle administratieve, technische en fysieke waarborgen die nodig zijn om PHI en ePHI veilig en beschermd te houden tijdens het verzenden en de overdracht. FAX.PLUS zorgt er bovendien voor dat de technologie voortdurend wordt bijgewerkt. FAX.PLUS blijft HIPAA-conform, ook als de technologie zich verder ontwikkelt en de wetgeving wordt gewijzigd.

‍

Wat gebeurt er als u de HIPAA-naleving niet handhaaft?

De sancties voor het schenden van HIPAA of het niet handhaven van de HIPAA-naleving kunnen ernstig zijn. Opzettelijke schending van HIPAA kan als een strafbaar feit worden beschouwd, met zeer hoge boetes en mogelijk een gevangenisstraf van maximaal 10 jaar (afhankelijk van de ernst van de schending).

Ook onopzettelijke HIPAA-schendingen zijn een serieuze zaak. Nalatigheid die leidt tot een HIPAA-inbreuk kan, afhankelijk van de ernst van de inbreuk, als strafbaar worden behandeld. Minder ernstige inbreuken kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, betaling van schadevergoeding aan slachtoffers, reputatieschade en meer. Al met al is het het beste om zorgvuldig en waakzaam te zijn als het gaat om HIPAA-naleving. Het niet handhaven van de HIPAA-naleving kan zeer ernstige gevolgen hebben.

‍

Wanneer moet een fax HIPAA-conform zijn?

Een fax moet HIPAA-conform zijn wanneer daarmee PHI (Protected Health Information) en/of ePHI (electronic Protected Health Information) wordt verzonden.

PHI is een veelomvattende term die een groot aantal gegevens omvat. Gegevens die als PHI en ePHI kunnen worden beschouwd, zijn onder meer (maar niet beperkt tot):

• Demografische gegevens
• Contactgegevens
• Burgerservicenummer
• Medisch dossiernummer
• Testresultaten
• Medische voorgeschiedenis
• Details van gesprekken tussen patiënt en zorgverlener
• Verzekeringsgegevens
• Huidige diagnoses
• Vermoedelijke diagnoses
• Patiëntnotities van welke aard dan ook
• Voertuigidentificatiegegevens
• Biometrische kenmerken (bijvoorbeeld vingerafdrukken of gegevens over de bloedgroep)
• Foto's van een persoon of van een deel van een persoon

‍