HIPAA-fax: bescherm patiënten en uw Business

Door

Alohi Team

-

1 november 2022

RUG

5 min lezen

Beveiliging van wereldklasse, sterke ethiek en een toewijding aan privacy zijn altijd de kern geweest van de diensten van FAX.PLUS . Wij zorgen ervoor dat u met gemak faxen kunt versturen en dat u er zeker van kunt zijn dat aan uw beveiligingsbehoeften wordt voldaan. Nergens is dit crucialer dan bij gevoelige gegevens uit de gezondheidszorg, vooral omdat organisaties in de gezondheidszorg ethisch en wettelijk verplicht zijn om deze gegevens te beschermen onder HIPAA.

‍

Wat is een elektronische fax die voldoet aan de HIPAA-richtlijnen?

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) uit 1996 bepaalt hoe organisaties in de gezondheidszorg patiëntgegevens moeten bewaren, overdragen en beschermen. Als algemene regel verbiedt HIPAA zorgverleners om patiëntgegevens zonder uitdrukkelijke toestemming van de patiënt aan anderen dan de bevoegde medische staf bekend te maken.

Het kan moeilijk zijn om aan de HIPAA-richtlijnen te blijven voldoen als het gaat om het verzenden van patiëntgegevens. Het is niet altijd eenvoudig om te voorkomen dat onbevoegd personeel PHI of ePHI ziet tijdens het verzenden. HIPAA compliant online faxdiensten zoals FAX.PLUS elimineren de gevaren van het breken van HIPAA tijdens het verzenden. Deze services bevatten vaak bepaalde extra functies om PHI veilig te houden. Een HIPAA fax voorblad bevat bijvoorbeeld de gebruikelijke afzender- en ontvangergegevens en een disclaimer waarin staat dat de volgende informatie vertrouwelijk is en dat onbevoegde inzage van het document verboden is volgens privacyregels of wetten.

Er zijn echter meerdere geavanceerde en nauwkeurige beveiligingstechnieken die HIPAA faxdiensten gebruiken om patiëntgegevens te beschermen. Met name FAX.PLUS biedt Enterprise geavanceerde beveiligingscontroles over hun accounts en de mogelijkheid om een Business Associate Agreement (BAA) te ondertekenen.

‍

HIPAA-conforme faxdiensten van FAX.PLUS

Volledig in overeenstemming met HIPAA

FAX.PLUS voldoet aan alle vereisten voor HIPAA-fax compliance. ePHI wordt perfect beveiligd en vertrouwelijk bewaard wanneer het via FAX.PLUS wordt verzonden. U kunt dus vertrouwen op FAX.PLUS voor faxen in de gezondheidszorg die voldoen aan de HIPAA-eisen.

‍

Toonaangevende gegevensversleuteling

FAX.PLUS biedt toonaangevende beveiligings- en privacybescherming, waaronder 256-bits Advanced Encryption Standard (AES) in combinatie met Transport Layer Security (TLS). Dit houdt gegevens volkomen veilig tijdens het transport en biedt een volledig HIPAA-conforme cloudfaxservice.

‍

Zwitserse privacywetgeving

De Zwitserse privacywetgeving behoort tot de allerbeste ter wereld. FAX.PLUS volgt de bepalingen van de Zwitserse privacywetgeving om ervoor te zorgen dat alle HIPAA cloud fax services die worden aangeboden met een Enterprise account zo streng en effectief mogelijk zijn als het gaat om gegevensbeveiliging.

‍

Apparaatoverkoepelende functionaliteit

U hebt toegang tot FAX.PLUS en kunt HIPAA-conforme faxen verzenden vanaf elk apparaat, inclusief mobiele smart devices. Dit maakt faxen veel gemakkelijker en efficiënter, terwijl u altijd geavanceerde beveiligingsmaatregelen behoudt.

‍

Ongeëvenaard gebruiksgemak

De faxoplossing voor bedrijven is intuïtief en gebruiksvriendelijk. Met web- en mobiele apps die gebouwd zijn om eenvoudig, snel en veilig te faxen zonder dat uitgebreide training nodig is.

‍

API's en integraties

FAX.PLUS heeft een programmeerbare fax-API, waardoor u FAX.PLUS kunt integreren met vrijwel al uw eigen software. Verdere integraties met populaire apps en platforms zoals Google en Slack zijn ook beschikbaar.

‍

Waarom is het belangrijk dat uw online faxoplossing voldoet aan de HIPAA-normen?

Het niet naleven van HIPAA is een zeer ernstige zaak. De minimumboete die een organisatie kan krijgen voor strafrechtelijke overtredingen van de HIPAA is $50.000. Een individu dat HIPAA op criminele wijze overtreedt, kan een boete krijgen van maximaal $250.000.

‍

Iedereen die HIPAA op criminele of onopzettelijke wijze schendt, moet mogelijk een schadevergoeding betalen aan de slachtoffers van de schending. Dit kan oplopen tot honderdduizenden of zelfs miljoenen dollars, afhankelijk van de ernst van de inbreuk. Op HIPAA-overtredingen staat ook gevangenisstraf. Voor HIPAA-overtredingen die plaatsvinden als gevolg van nalatigheid kan een gevangenisstraf van 1 jaar worden opgelegd. Het willens en wetens overtreden van de HIPAA, om welke reden dan ook, kan tot 10 jaar gevangenisstraf opleveren. HIPAA-overtredingen kunnen ook ernstige gevolgen hebben op de werkplek. Afhankelijk van uw HIPAA-status (d.w.z. of u een Business Associate, Covered Entity of lid van het reguliere personeel bent), kunt u onderworpen worden aan sancties van uw werkgevers of de bestuursorganen van uw bedrijfstak.

Er zijn ook veel voordelen verbonden aan het hebben van een faxservice die voldoet aan de HIPAA-richtlijnen. Klanten zullen zich veel veiliger voelen en meer vertrouwen in u hebben als ze weten dat u hebt gekozen voor faxtechnologie die voldoet aan de HIPAA-richtlijnen. Op dezelfde manier beschermt elektronisch faxen dat voldoet aan de HIPAA-richtlijnen u tegen het verlies van vertrouwelijke informatie zonder dat u uw eigen beveiligingsprotocollen hoeft te installeren. Hoewel het instellen van uw eigen protocollen belangrijk is voor het ontwikkelen van een cultuur van patiëntveiligheid, is het niet nodig om dit moeilijker te maken dan nodig is.

‍

Kunt u gratis faxdiensten krijgen die voldoen aan de HIPAA-normen?

Het is altijd de moeite waard om te betalen voor een kwaliteitsproduct, en misschien is de goedkoopste HIPAA faxservice niet de beste optie. Als u er zeker van wilt zijn dat uw HIPAA compliant fax to email service over de allerbeste beveiligings- en coderingsfuncties beschikt, kunt u het beste een betaald abonnement nemen, zoals het FAX.PLUS Enterprise Plan. Het is theoretisch mogelijk om HIPAA compliant online faxen gratis te krijgen, maar vergeet niet dat gratis plannen veel van de geavanceerde functies van een betaald plan missen en niet zo vaak worden bijgewerkt. Als uw organisatie niet 100% HIPAA-compliant hoeft te zijn (misschien als u slechts af en toe PHI of ePHI verwerkt), kan een gratis plan een goede optie voor u zijn.

Als u dus een volledig veilige en HIPAA-compliant cloudfaxservice wilt, kunt u het beste kiezen voor het Enterprise van FAX.PLUS, dat onder HIPAA valt.

‍

FAX.PLUS: Veilig, betrouwbaar en HIPAA-conform faxen

HIPAA-compliance is essentieel voor iedereen die te maken heeft met PHI en ePHI. Naleving van HIPAA is echter vaak moeilijker wanneer u gegevens overbrengt van de ene plaats, persoon of formaat naar de andere. Dingen kunnen verloren gaan tijdens de overdracht en met de toenemende cybercriminaliteit is diefstal van gegevens altijd een punt van zorg.

Met FAX.PLUS kunt u veilig online faxen vanaf uw telefoon, tablet of desktopcomputer, in de veilige wetenschap dat het proces volledig in overeenstemming is met HIPAA. Dankzij de toonaangevende encryptietechnologie en de toewijding om uw gegevens veilig te houden, kunt u erop vertrouwen dat FAX.PLUS u aan de juiste kant van de HIPAA houdt.

‍

HIPAA fax FAQ's

Is fax een communicatiemiddel dat voldoet aan de HIPAA-richtlijnen?

Faxen is niet altijd compatibel met HIPAA. Om het HIPAA compliant te maken, moeten bepaalde maatregelen en protocollen worden gevolgd. Tijdens en na het afdrukken is PHI bijvoorbeeld kwetsbaar. Om ervoor te zorgen dat HIPAA in deze periode niet wordt geschonden, is het belangrijk dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot het betreffende faxapparaat en dat de geprinte fax veilig wordt opgeslagen. Het is ook heel belangrijk dat uw online faxprovider HIPAA compliant is. Dit houdt in dat de beveiligingsmaatregelen van het hoogste niveau zijn en regelmatig worden bijgewerkt, inclusief versleuteling, Transport Layer Security en meer.

‍

Voldoet FAX.PLUS aan de HIPAA-normen?

FAX.PLUS voldoet volledig aan de HIPAA-normen voor Business Associate-klanten op het Enterprise Plan. Wanneer u zich bij FAX.PLUS registreert als Business Associate, krijgt u een pakket met toonaangevende beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om de PHI en ePHI van uw patiënten te beschermen.

Zorgverleners, verzekeringsmaatschappijen en iedereen wiens werk onder HIPAA valt, kunnen uw meest gevoelige documenten aan FAX.PLUS toevertrouwen. FAX.PLUS biedt alle administratieve, technische en fysieke beveiligingen die nodig zijn om PHI en ePHI veilig te houden tijdens het verzenden en verzenden. FAX.PLUS zorgt er ook voor dat de technologie voortdurend wordt bijgewerkt. FAX.PLUS blijft voldoen aan de HIPAA-richtlijnen, zelfs als de technologie voortschrijdt en de wetgeving verandert.

‍

Wat gebeurt er als ik de HIPAA-richtlijnen niet naleef?

De straffen voor het overtreden of niet naleven van de HIPAA-richtlijnen kunnen streng zijn. Het opzettelijk overtreden van HIPAA kan worden beschouwd als een strafbaar feit, waarvoor zeer hoge boetes en mogelijk een gevangenisstraf tot 10 jaar (afhankelijk van de ernst van de overtreding) kunnen worden opgelegd.

Zelfs onbedoelde HIPAA-overtredingen zijn een ernstige zaak. Nalatigheid die resulteert in een inbreuk op de HIPAA kan strafrechtelijk worden behandeld, afhankelijk van de ernst van de inbreuk. Minder ernstige schendingen kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, het betalen van restitutie aan slachtoffers, reputatieverlies en meer. Al met al is het het beste om zorgvuldig en waakzaam te zijn als het gaat om naleving van HIPAA. Het niet naleven van HIPAA kan zeer ernstige gevolgen hebben.

‍

Wanneer moet een fax voldoen aan HIPAA?

Faxen moeten voldoen aan de HIPAA-richtlijnen wanneer ze PHI (Protected Health Information) en/of ePHI (electronic Protected Health Information) verzenden.

PHI is een veelomvattende term die een veelheid aan gegevens omvat. Gegevens die kunnen worden beschouwd als PHI en ePHI omvatten (maar zijn niet beperkt tot):