FERPA

Proteger los expedientes académicos requiere tanto controles de seguridad como normas claras para el tratamiento de la información de los estudiantes. Nuestro enfoque abarca las medidas de protección técnicas disponibles en Fax.Plus y Sign.Plus, así como los requisitos que las instituciones deben resolver antes de compartir expedientes cubiertos por FERPA.

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Control institucional y uso autorizado

Conforme a la excepción de funcionario escolar de FERPA, un proveedor externo debe permanecer bajo el control directo de la institución en lo relativo al uso y el mantenimiento de los expedientes académicos. La institución también debe asegurarse de que el proveedor cumpla las demás condiciones de la excepción, incluidos sus criterios para ser considerado funcionario escolar con un interés educativo legítimo.

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Acuerdos sobre datos de estudiantes

Alohi ofrece un Anexo de FERPA como solución contractual para los clientes del sector educativo. Este acuerdo debe definir los servicios cubiertos, los usos permitidos, el control institucional y las responsabilidades de protección de datos. Póngase en contacto con nuestro equipo para confirmar las condiciones aplicables y los requisitos de incorporación antes de compartir expedientes académicos.

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Cifrado de datos y conexiones seguras

Los documentos enviados por fax y firmados que se almacenan se cifran mediante AES-256. TLS protege las conexiones entre las aplicaciones o API de Alohi y nuestros servidores. Las instituciones también deben revisar los sistemas de los destinatarios, el envío de correo electrónico y las integraciones externas al evaluar el recorrido completo de un documento de un estudiante.

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Autenticación y gestión de accesos

La autenticación de cuentas y los controles administrativos disponibles ayudan a las instituciones a gestionar quién puede utilizar el servicio. Los controles Enterprise de Fax.Plus y Sign.Plus incluyen el registro de accesos a la cuenta y el bloqueo de usuarios. Las instituciones deben limitar el acceso al personal autorizado y actualizar con prontitud los permisos cuando cambien las responsabilidades.

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Actividad de documentos y responsabilidad

Fax.Plus conserva registros de las transmisiones de fax, y Sign.Plus proporciona registros de actividad de los documentos asociados a los flujos de firma. Estos registros pueden servir de apoyo en revisiones operativas e investigaciones. Las instituciones deben confirmar que los registros disponibles, las opciones de exportación y los ajustes de conservación cumplen sus requisitos específicos de supervisión.

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Limitación de la finalidad y terceros

FERPA restringe el uso y la redivulgación de la información de los estudiantes divulgada conforme a la excepción de funcionario escolar. Los acuerdos del ámbito educativo deben abordar el tratamiento permitido y las obligaciones de los proveedores posteriores. La Política de privacidad pública de Alohi establece que los datos de los clientes no se utilizan para entrenar modelos de IA generalizada ni de aprendizaje automático; cualquier restricción adicional específica del ámbito educativo debe abordarse en el acuerdo aplicable.

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Conservación, devolución y eliminación

La institución y el proveedor deben establecer durante cuánto tiempo se conservan los expedientes académicos, cómo pueden devolverse y cómo se gestionarán las solicitudes de eliminación. El anexo de FERPA de Alohi aborda estas disposiciones, incluidos los acuerdos para el fin de la relación de servicio.

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Respuesta a incidentes y cooperación institucional

Las prácticas de seguridad de Alohi incluyen supervisión, evaluaciones de seguridad y respuesta a incidentes. Los acuerdos del ámbito educativo deben definir cómo se notifica a la institución un acceso no autorizado sospechado o confirmado y cómo se apoyan las investigaciones. Los plazos de notificación y los requisitos de cooperación aplicables deben confirmarse en el acuerdo y evaluarse conforme a las leyes estatales pertinentes.

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Antes de utilizar Fax.Plus o Sign.Plus para expedientes cubiertos por FERPA:

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