FERPA

Для защиты учебных записей нужны меры безопасности и чёткие правила обращения со сведениями о студентах и учащихся. Наш подход охватывает технические меры защиты в Fax.Plus и Sign.Plus, а также требования, которые организации должны выполнить до передачи записей, подпадающих под FERPA.

‍

Контроль со стороны организации и разрешённое использование

Согласно исключению для должностных лиц образовательной организации в FERPA, внешний поставщик услуг должен оставаться под непосредственным контролем организации в части использования и хранения учебных записей. Организация также должна убедиться, что поставщик соблюдает остальные условия этого исключения, в том числе критерии, предъявляемые к должностному лицу с законным образовательным интересом.

‍

Соглашения об обработке данных студентов и учащихся

Для образовательных клиентов Alohi предлагает Дополнение FERPA как договорный механизм. Это соглашение должно определять услуги, на которые оно распространяется, разрешённые виды использования, контроль со стороны организации и обязанности по защите данных. Перед передачей учебных записей свяжитесь с нашей командой, чтобы уточнить применимые условия и требования к подключению.

‍

Шифрование данных и защищённые соединения

Хранящиеся документы, отправленные по факсу и подписанные, шифруются с использованием AES-256. TLS защищает соединения между приложениями или API Alohi и нашими серверами. При оценке всего пути, который проходит документ студента или учащегося, организациям также следует проверить системы получателей, доставку по электронной почте и внешние интеграции.

‍

Аутентификация и управление доступом

Аутентификация учётных записей и доступные административные меры помогают организациям управлять тем, кто может пользоваться сервисом. Меры контроля тарифа Enterprise для Fax.Plus и Sign.Plus включают журнал доступа к учётным записям и блокировку пользователей. Организациям следует предоставлять доступ только уполномоченным сотрудникам и своевременно обновлять права при изменении должностных обязанностей.

‍

Журнал действий с документами и подотчётность

Fax.Plus хранит записи об отправке факсов, а Sign.Plus ведёт журнал действий с документами в процессах подписания. Эти записи помогают проводить операционные проверки и расследования. Организациям следует убедиться, что доступные записи, возможности экспорта и настройки хранения соответствуют их требованиям к надзору.

‍

Ограничение целей использования и третьи лица

FERPA ограничивает использование и повторное раскрытие сведений о студентах и учащихся, переданных в рамках исключения для должностных лиц образовательной организации. Соглашения с образовательными организациями должны регулировать допустимую обработку и обязанности последующих поставщиков. Публичная Политика конфиденциальности Alohi гласит, что данные клиентов не используются для обучения универсальных моделей ИИ или машинного обучения. Любые дополнительные ограничения, специфичные для сферы образования, следует предусмотреть в применимом соглашении.

‍

Хранение, возврат и удаление

Организация и поставщик должны определить, как долго хранятся учебные записи, как их можно вернуть и как будут обрабатываться запросы на удаление. Дополнение FERPA от Alohi регулирует эти вопросы, в том числе порядок действий при прекращении сотрудничества.

‍

Реагирование на инциденты и взаимодействие с организацией

Меры безопасности Alohi включают мониторинг, оценку безопасности и реагирование на инциденты. Соглашения с образовательными организациями должны определять, как организации сообщается о предполагаемом или подтверждённом несанкционированном доступе и как поддерживается расследование. Применимые сроки уведомления и требования к взаимодействию следует закрепить в соглашении и сверить с законодательством соответствующих штатов.

‍

Перед использованием Fax.Plus или Sign.Plus для записей, подпадающих под FERPA:

‍