FERPA

Eğitim kayıtlarını korumak, hem güvenlik kontrollerini hem de öğrenci bilgilerinin işlenmesine ilişkin net kuralları gerektirir. Yaklaşımımız, Fax.Plus ve Sign.Plus’ta bulunan teknik önlemleri ve kurumların FERPA kapsamındaki kayıtları paylaşmadan önce çözüme kavuşturması gereken şartları ele alır.

‍

Kurumsal Kontrol ve Yetkili Kullanım

FERPA’nın okul görevlisi istisnası uyarınca, dış kaynak kullanılan bir sağlayıcı, eğitim kayıtlarının kullanımı ve muhafazası konusunda kurumun doğrudan kontrolü altında kalmalıdır. Kurum ayrıca, sağlayıcının istisnanın diğer koşullarını, meşru eğitim menfaati olan bir okul görevlisine ilişkin ölçütleri de dahil olmak üzere karşıladığından emin olmalıdır.

‍

Öğrenci Verisi Sözleşmeleri

Alohi, eğitim müşterileri için sözleşmesel yaklaşım olarak bir FERPA Eki sunar. Bu sözleşme; kapsanan hizmetleri, izin verilen kullanımları, kurumsal kontrolü ve veri koruma sorumluluklarını tanımlamalıdır. Eğitim kayıtlarını paylaşmadan önce geçerli şartları ve katılım gerekliliklerini doğrulamak için ekibimizle iletişime geçin.

‍

Veri Şifreleme ve Güvenli Bağlantılar

Saklanan faks ve imzalı belgeler AES-256 ile şifrelenir. TLS, Alohi’nin uygulamaları veya API’leri ile sunucularımız arasındaki bağlantıları korur. Kurumlar, bir öğrenci belgesinin izlediği yolun tamamını değerlendirirken alıcı sistemlerini, e-posta teslimatını ve harici entegrasyonları da gözden geçirmelidir.

‍

Kimlik Doğrulama ve Erişim Yönetimi

Hesap kimlik doğrulaması ve mevcut yönetim kontrolleri, kurumların hizmeti kimlerin kullanabileceğini yönetmesine yardımcı olur. Fax.Plus ve Sign.Plus için Enterprise kontrolleri arasında hesap erişim günlüğü ve kullanıcı engelleme bulunur. Kurumlar erişimi yetkili personelle sınırlamalı ve sorumluluklar değiştiğinde izinleri derhal güncellemelidir.

‍

Belge Etkinliği ve Hesap Verebilirlik

Fax.Plus faks iletim kayıtlarını tutar, Sign.Plus ise imza iş akışlarıyla ilişkili belge etkinliği kayıtları sağlar. Bu kayıtlar operasyonel incelemeleri ve soruşturmaları destekleyebilir. Kurumlar, mevcut kayıtların, dışa aktarma seçeneklerinin ve saklama ayarlarının kendi denetim gereksinimlerini karşıladığını doğrulamalıdır.

‍

Amaç Sınırlaması ve Üçüncü Taraflar

FERPA, okul görevlisi istisnası kapsamında ifşa edilen öğrenci bilgilerinin kullanımını ve yeniden ifşasını kısıtlar. Eğitim sözleşmeleri, izin verilen işlemeyi ve alt sağlayıcılara yönelik yükümlülükleri ele almalıdır. Alohi’nin herkese açık Gizlilik Politikası, müşteri verilerinin genel amaçlı YZ veya makine öğrenimi modellerini eğitmek için kullanılmadığını belirtir; eğitime özgü ek kısıtlamalar ilgili sözleşmede ele alınmalıdır.

‍

Saklama, İade ve Silme

Kurum ve sağlayıcı, eğitim kayıtlarının ne kadar süreyle saklanacağını, nasıl iade edilebileceğini ve silme taleplerinin nasıl ele alınacağını belirlemelidir. Alohi’nin FERPA eki, hizmet ilişkisinin sona ermesine yönelik düzenlemeler de dahil olmak üzere bu hükümleri ele alır.

‍

Olay Müdahalesi ve Kurumsal İş Birliği

Alohi’nin güvenlik uygulamaları izleme, güvenlik değerlendirmeleri ve olay müdahalesini içerir. Eğitim sözleşmeleri, şüpheli veya doğrulanmış yetkisiz erişimin kuruma nasıl bildirileceğini ve soruşturmaların nasıl destekleneceğini tanımlamalıdır. Geçerli bildirim süreleri ve iş birliği gereklilikleri sözleşmede doğrulanmalı ve ilgili eyalet yasalarına göre değerlendirilmelidir.

‍

FERPA kapsamındaki kayıtlar için Fax.Plus veya Sign.Plus’ı kullanmadan önce:

‍