FERPA

教育記録を保護するには、セキュリティ管理と、学生情報の取り扱いに関する明確なルールの両方が必要です。当社のアプローチでは、Fax.PlusとSign.Plusで利用できる技術的な保護対策と、FERPAの対象となる記録を共有する前に教育機関が解決しておくべき要件の両方に対応しています。

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機関による管理と許可された利用

FERPAの学校職員の例外（school official exception）では、外部委託先のプロバイダーは、教育記録の使用と維持管理に関して、教育機関の直接的な管理下に置かれている必要があります。また、教育機関は、プロバイダーが、正当な教育上の利益を有する学校職員に関する基準を含め、この例外のその他の条件を満たしていることを確認する必要があります。

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学生データに関する契約

Alohiは、教育機関のお客様向けの契約上の対応として、FERPA補遺契約を提供しています。この契約では、対象サービス、許可される用途、機関による管理、データ保護に関する責任を定める必要があります。教育記録を共有する前に、当社チームまでお問い合わせのうえ、適用される条件とオンボーディングの要件をご確認ください。

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データの暗号化と安全な接続

保存されているFAXおよび署名済みの文書は、AES-256で暗号化されます。TLSは、AlohiのアプリケーションまたはAPIと当社サーバー間の接続を保護します。学生の文書が通る経路全体を評価する際は、受信側のシステム、メール配信、外部連携も確認してください。

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認証とアクセス管理

アカウント認証と利用可能な管理者向けコントロールにより、教育機関はサービスを利用できるユーザーを管理できます。Fax.PlusとSign.PlusのEnterprise向けコントロールには、アカウントアクセスのログ記録とユーザーのブロックが含まれます。教育機関は、アクセスを権限のある職員に限定し、担当業務が変わったときは速やかに権限を更新してください。

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文書のアクティビティと説明責任

Fax.PlusはFAX送信の記録を保持し、Sign.Plusは署名ワークフローに関連する文書のアクティビティ記録を提供します。これらの記録は、運用上のレビューや調査に役立ちます。教育機関は、利用可能な記録、エクスポートのオプション、保持設定が、自機関の監督要件を満たしているかをご確認ください。

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目的の制限と第三者

FERPAは、学校職員の例外に基づいて開示された学生情報の使用と再開示を制限しています。教育向けの契約では、許可される処理と、下流のプロバイダーの義務について定める必要があります。Alohiの公開プライバシーポリシーでは、お客様のデータを汎用的なAIや機械学習モデルのトレーニングに使用しないことが明記されています。教育分野特有の追加の制限がある場合は、該当する契約で取り決める必要があります。

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保持、返却、削除

教育機関とプロバイダーは、教育記録の保持期間、返却方法、削除リクエストの取り扱い方法を定めておく必要があります。AlohiのFERPA補遺契約では、サービス関係の終了時の取り決めを含め、これらの条項を定めています。

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インシデント対応と教育機関との協力

Alohiのセキュリティ対策には、モニタリング、セキュリティ評価、インシデント対応が含まれます。教育向けの契約では、不正アクセスの疑いや確認された不正アクセスを教育機関にどのように報告するか、また調査をどのようにサポートするかを定める必要があります。適用される通知期限と協力要件は、契約で確認し、関連する州法に照らして評価してください。

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FERPAの対象となる記録にFax.PlusまたはSign.Plusを使用する前に：

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