FERPA
FERPA beschermt de privacy van onderwijsgegevens van studenten en leerlingen. De beveiligingsmaatregelen van Alohi helpen onderwijsinstellingen bij het beschermen van documenten die via Fax.Plus en Sign.Plus worden uitgewisseld, naast passende contractuele voorwaarden en institutioneel beleid.
Waarom is FERPA belangrijk voor Alohi?
De Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) is een Amerikaanse federale wet die onderwijsgegevens beschermt die worden bijgehouden door onderwijsinstanties en onderwijsinstellingen die financiering ontvangen in het kader van toepasselijke programma's van het Amerikaanse ministerie van Onderwijs.
Scholen, schooldistricten en universiteiten kunnen fax- en elektronische handtekeningdiensten gebruiken voor transcripties, inschrijvingsdocumenten, financiële-steundossiers en andere documenten met studentgegevens. Deze werkprocessen vereisen zorgvuldige controle over toegang, gebruik en openbaarmaking.
De interne FERPA-beoordeling van Alohi richt zich op de waarborgen en contractuele afspraken die nodig zijn om deze werkprocessen te ondersteunen. Instellingen blijven zelf verantwoordelijk voor het vaststellen van een toegestane grondslag voor openbaarmaking en voor het waarborgen dat hun gebruik van een dienst voldoet aan de vereisten van FERPA.
Deze pagina is bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en vormt geen juridisch advies. Instellingen dienen hun eigen juridisch adviseur te raadplegen om de naleving van FERPA voor hun specifieke toepassing te bevestigen.
Hoe helpt Alohi bij het beschermen van onderwijsgegevens?
Het beschermen van onderwijsgegevens vereist zowel beveiligingsmaatregelen als duidelijke regels voor de omgang met studentgegevens. Onze aanpak omvat de technische waarborgen die beschikbaar zijn in Fax.Plus en Sign.Plus en de vereisten die instellingen moeten regelen voordat zij onder FERPA vallende gegevens delen.
Zeggenschap van de instelling en geautoriseerd gebruik
Onder de „school official” -uitzondering van FERPA moet een uitbestede dienstverlener onder de directe controle van de instelling blijven ten aanzien van het gebruik en het beheer van onderwijsgegevens. De instelling moet er ook voor zorgen dat de dienstverlener voldoet aan de overige voorwaarden van de uitzondering, waaronder de criteria voor een „school official” met een legitiem onderwijsbelang.
Overeenkomsten voor studentgegevens
Alohi biedt een FERPA-addendum aan als contractuele aanpak voor klanten in het onderwijs. Deze overeenkomst moet de gedekte diensten, toegestane gebruiksdoeleinden, zeggenschap van de instelling en verantwoordelijkheden voor gegevensbescherming vastleggen. Neem contact op met ons team om de toepasselijke voorwaarden en onboardingvereisten te bevestigen voordat u onderwijsgegevens deelt.
Gegevensversleuteling en beveiligde verbindingen
Opgeslagen gefaxte en ondertekende documenten worden versleuteld met AES-256. TLS beschermt verbindingen tussen de applicaties of API's van Alohi en onze servers. Instellingen dienen bij het beoordelen van het volledige traject van een studentdocument ook de systemen van ontvangers, e-mailbezorging en externe integraties te controleren.
Authenticatie en toegangsbeheer
Accountauthenticatie en beschikbare beheerfuncties helpen instellingen te beheren wie de dienst mag gebruiken. Enterprise-functies voor Fax.Plus en Sign.Plus omvatten het registreren van accounttoegang en het blokkeren van gebruikers. Instellingen dienen de toegang te beperken tot geautoriseerd personeel en rechten snel aan te passen wanneer verantwoordelijkheden veranderen.
Documentactiviteit en verantwoording
Fax.Plus houdt faxverzendgegevens bij en Sign.Plus biedt documentactiviteitsgegevens die verband houden met ondertekeningsprocessen. Deze gegevens kunnen operationele evaluaties en onderzoeken ondersteunen. Instellingen dienen te bevestigen dat de beschikbare gegevens, exportopties en bewaarinstellingen voldoen aan hun specifieke toezichtsvereisten.
Doelbinding en derden
FERPA beperkt het gebruik en de verdere openbaarmaking van studentgegevens die onder de „school official” -uitzondering zijn verstrekt. Overeenkomsten in het onderwijs dienen toegestane verwerking en verplichtingen voor downstreamleveranciers te regelen. Het openbare privacybeleid van Alohi vermeldt dat klantgegevens niet worden gebruikt om generieke KI- of machine-learningmodellen te trainen; aanvullende onderwijsspecifieke beperkingen dienen in de toepasselijke overeenkomst te worden geregeld.
Bewaring, teruggave en verwijdering
De instelling en de dienstverlener dienen vast te stellen hoe lang onderwijsgegevens worden bewaard, hoe ze kunnen worden teruggegeven en hoe verwijderingsverzoeken worden afgehandeld. Het FERPA-addendum van Alohi regelt deze bepalingen, inclusief afspraken voor het einde van de dienstverlening.
Incidentafhandeling en samenwerking met de instelling
Tot de beveiligingspraktijken van Alohi behoren monitoring, beveiligingsbeoordelingen en incidentafhandeling. Overeenkomsten in het onderwijs dienen te bepalen hoe vermoedelijke of bevestigde onbevoegde toegang aan de instelling wordt gemeld en hoe onderzoeken worden ondersteund. Toepasselijke meldingstermijnen en samenwerkingsvereisten dienen in de overeenkomst te worden bevestigd en te worden getoetst aan relevante wetgeving van de deelstaten.
Voordat u Fax.Plus of Sign.Plus gebruikt voor onder FERPA vallende gegevens:
- Bevestig de toegestane grondslag van de instelling voor het openbaar maken van studentgegevens.
- Bekijk de toepasselijke onderwijsovereenkomst en de gedekte diensten samen met ons team.
- Configureer de toegang voor personeel met een geautoriseerd onderwijsdoel.
- Beoordeel gekoppelde diensten en optionele functies voordat u ze opneemt in werkprocessen met studentgegevens.
- Maak afspraken over de bewaring, teruggave en verwijdering van gegevens en over de verantwoordelijkheden bij incidentafhandeling.
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Zwitserse Confederatie
Innosuisse - Zwitsers Agentschap voor Innovatie
