FERPA

Protéger les dossiers scolaires suppose à la fois des contrôles de sécurité et des règles claires pour le traitement des informations sur les élèves et étudiants. Notre approche couvre les mesures de protection techniques disponibles dans Fax.Plus et Sign.Plus, ainsi que les points que les établissements doivent régler avant de partager des dossiers relevant de la loi FERPA.

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Contrôle de l’établissement et utilisation autorisée

Selon l’exception relative aux « school officials » de la loi FERPA, un prestataire externe doit rester sous le contrôle direct de l’établissement pour l’utilisation et la conservation des dossiers scolaires. L’établissement doit également s’assurer que le prestataire remplit les autres conditions de l’exception, notamment les critères applicables à un « school official » ayant un intérêt éducatif légitime.

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Accords relatifs aux données des élèves et étudiants

Alohi propose un avenant FERPA (FERPA Addendum) comme cadre contractuel pour les clients du secteur de l’éducation. Cet accord doit définir les services couverts, les usages autorisés, le contrôle de l’établissement et les responsabilités en matière de protection des données. Contactez notre équipe pour confirmer les conditions applicables et les modalités de mise en place avant de partager des dossiers scolaires.

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Chiffrement des données et connexions sécurisées

Les documents faxés et signés qui sont stockés sont chiffrés avec AES-256. Le protocole TLS protège les connexions entre les applications ou API d’Alohi et nos serveurs. Les établissements doivent également examiner les systèmes des destinataires, l’envoi des emails et les intégrations externes lorsqu’ils évaluent le parcours complet d’un document concernant un élève ou étudiant.

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Authentification et gestion des accès

L’authentification des comptes et les contrôles d’administration disponibles aident les établissements à gérer qui peut utiliser le service. Les contrôles Enterprise pour Fax.Plus et Sign.Plus comprennent la journalisation des accès aux comptes et le blocage d’utilisateurs. Les établissements doivent limiter l’accès au personnel autorisé et mettre à jour rapidement les autorisations lorsque les responsabilités changent.

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Activité des documents et traçabilité

Fax.Plus conserve des enregistrements des transmissions de fax, et Sign.Plus fournit des enregistrements de l’activité des documents associés aux processus de signature. Ces enregistrements peuvent faciliter les contrôles opérationnels et les investigations. Les établissements doivent vérifier que les enregistrements disponibles, les options d’exportation et les paramètres de conservation répondent à leurs exigences de supervision.

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Limitation des finalités et tiers

La loi FERPA encadre l’utilisation et la nouvelle divulgation des informations sur les élèves et étudiants communiquées au titre de l’exception relative aux « school officials ». Les accords du secteur de l’éducation doivent préciser les traitements autorisés et les obligations des prestataires en aval. La Politique de confidentialité publique d’Alohi indique que les données des clients ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d’IA ou d’apprentissage automatique généralistes ; toute restriction supplémentaire propre au secteur de l’éducation doit être prévue dans l’accord applicable.

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Conservation, restitution et suppression

L’établissement et le prestataire doivent définir la durée de conservation des dossiers scolaires, les modalités de leur restitution et la manière dont les demandes de suppression seront traitées. L’avenant FERPA d’Alohi couvre ces points, y compris les dispositions relatives à la fin de la relation de service.

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Réponse aux incidents et coopération avec l’établissement

Les pratiques de sécurité d’Alohi comprennent la surveillance, des évaluations de sécurité et la réponse aux incidents. Les accords du secteur de l’éducation doivent définir comment un accès non autorisé, suspecté ou avéré, est signalé à l’établissement et comment les investigations sont prises en charge. Les délais de notification et les obligations de coopération applicables doivent être confirmés dans l’accord et évalués au regard des lois des États concernées.

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Avant d’utiliser Fax.Plus ou Sign.Plus pour des dossiers relevant de la loi FERPA :

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