FERPA
FERPA schützt die Privatsphäre von Bildungsunterlagen von Schülerinnen, Schülern und Studierenden. Die Sicherheitskontrollen von Alohi unterstützen Bildungseinrichtungen dabei, über Fax.Plus und Sign.Plus ausgetauschte Dokumente zu schützen – ergänzend zu geeigneten Vertragsbedingungen und institutionellen Richtlinien.
Warum ist FERPA für Alohi wichtig?
Der Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) ist ein US-Bundesgesetz, das Bildungsunterlagen schützt, die von Bildungsbehörden und Bildungseinrichtungen geführt werden – sofern diese Behörden und Einrichtungen Mittel aus entsprechenden Programmen des US-Bildungsministeriums erhalten.
Schulen, Schulbezirke und Universitäten nutzen Fax- und elektronische Signaturdienste möglicherweise für Zeugnisse, Einschreibeunterlagen, Unterlagen zur Studienfinanzierung und andere Dokumente mit Schüler- oder Studierendendaten. Diese Arbeitsabläufe erfordern eine sorgfältige Kontrolle von Zugriff, Nutzung und Weitergabe.
Die interne FERPA-Bewertung von Alohi konzentriert sich auf die Schutzmaßnahmen und vertraglichen Regelungen, die zur Unterstützung dieser Arbeitsabläufe erforderlich sind. Die Einrichtungen bleiben dafür verantwortlich, eine zulässige Grundlage für die Offenlegung festzulegen und sicherzustellen, dass ihre Nutzung eines Dienstes die Anforderungen von FERPA erfüllt.
Diese Seite dient allgemeinen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Einrichtungen sollten ihre eigene Rechtsberatung hinzuziehen, um die FERPA-Konformität für ihren konkreten Anwendungsfall zu bestätigen.
Wie unterstützt Alohi den Schutz von Bildungsunterlagen?
Der Schutz von Bildungsunterlagen erfordert sowohl Sicherheitskontrollen als auch klare Regeln für den Umgang mit Schüler- und Studierendendaten. Unser Ansatz umfasst die in Fax.Plus und Sign.Plus verfügbaren technischen Schutzmaßnahmen sowie die Anforderungen, die Einrichtungen klären sollten, bevor sie FERPA-geschützte Unterlagen weitergeben.
Institutionelle Kontrolle & autorisierte Nutzung
Nach der „School Official“-Ausnahme von FERPA muss ein ausgelagerter Dienstleister hinsichtlich der Nutzung und Verwaltung von Bildungsunterlagen unter der direkten Kontrolle der Einrichtung bleiben. Die Einrichtung muss außerdem sicherstellen, dass der Dienstleister die übrigen Voraussetzungen der Ausnahme erfüllt, einschließlich der Kriterien für eine als School Official geltende Stelle mit berechtigtem Bildungsinteresse.
Vereinbarungen zu Schüler- und Studierendendaten
Alohi bietet für Bildungskunden ein FERPA-Addendum als vertraglichen Ansatz an. Diese Vereinbarung sollte die abgedeckten Dienste, zulässige Verwendungszwecke, die institutionelle Kontrolle und die Verantwortlichkeiten beim Datenschutz festlegen. Wenden Sie sich an unser Team, um die geltenden Bedingungen und Onboarding-Anforderungen zu bestätigen, bevor Sie Bildungsunterlagen weitergeben.
Datenverschlüsselung & sichere Verbindungen
Gespeicherte gefaxte und signierte Dokumente werden mit AES-256 verschlüsselt. TLS schützt die Verbindungen zwischen den Anwendungen oder APIs von Alohi und unseren Servern. Einrichtungen sollten außerdem Empfängersysteme, E-Mail-Zustellung und externe Integrationen prüfen, wenn sie den gesamten Weg eines Schüler- oder Studierendendokuments bewerten.
Authentifizierung & Zugriffsverwaltung
Die Kontoauthentifizierung und die verfügbaren Administrationskontrollen helfen Einrichtungen dabei, zu steuern, wer den Dienst nutzen kann. Zu den Enterprise-Kontrollen für Fax.Plus und Sign.Plus gehören die Protokollierung von Kontozugriffen und das Sperren von Nutzern. Einrichtungen sollten den Zugriff auf autorisiertes Personal beschränken und Berechtigungen umgehend anpassen, wenn sich Zuständigkeiten ändern.
Dokumentaktivität & Nachvollziehbarkeit
Fax.Plus führt Aufzeichnungen über Faxübertragungen, und Sign.Plus stellt Aufzeichnungen zur Dokumentaktivität im Zusammenhang mit Signatur-Workflows bereit. Diese Aufzeichnungen können betriebliche Überprüfungen und Untersuchungen unterstützen. Einrichtungen sollten bestätigen, dass die verfügbaren Aufzeichnungen, Exportoptionen und Aufbewahrungseinstellungen ihren spezifischen Anforderungen an die Aufsicht entsprechen.
Zweckbindung & Drittanbieter
FERPA beschränkt die Nutzung und erneute Weitergabe von Schüler- und Studierendendaten, die im Rahmen der „School Official“-Ausnahme offengelegt wurden. Bildungsvereinbarungen sollten die zulässige Verarbeitung und die Pflichten nachgelagerter Dienstleister regeln. Die öffentliche Datenschutzerklärung von Alohi besagt, dass Kundendaten nicht zum Training allgemeiner KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet werden; weitere bildungsspezifische Einschränkungen sollten in der jeweils geltenden Vereinbarung geregelt werden.
Aufbewahrung, Rückgabe & Löschung
Die Einrichtung und der Dienstleister sollten festlegen, wie lange Bildungsunterlagen aufbewahrt werden, wie sie zurückgegeben werden können und wie Löschanfragen behandelt werden. Das FERPA-Addendum von Alohi regelt diese Punkte, einschließlich der Vereinbarungen für das Ende der Dienstleistungsbeziehung.
Reaktion auf Sicherheitsvorfälle & Zusammenarbeit mit der Einrichtung
Zu den Sicherheitspraktiken von Alohi gehören Überwachung, Sicherheitsbewertungen und die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle. Bildungsvereinbarungen sollten festlegen, wie vermuteter oder bestätigter unbefugter Zugriff an die Einrichtung gemeldet wird und wie Untersuchungen unterstützt werden. Geltende Meldefristen und Kooperationsanforderungen sollten in der Vereinbarung bestätigt und anhand der einschlägigen bundesstaatlichen Gesetze bewertet werden.
Bevor Sie Fax.Plus oder Sign.Plus für FERPA-geschützte Unterlagen nutzen:
- Bestätigen Sie die zulässige Grundlage der Einrichtung für die Offenlegung von Schüler- und Studierendendaten.
- Prüfen Sie die geltende Bildungsvereinbarung und die abgedeckten Dienste gemeinsam mit unserem Team.
- Richten Sie den Zugriff für Mitarbeitende mit einem autorisierten Bildungszweck ein.
- Bewerten Sie verbundene Dienste und optionale Funktionen, bevor Sie sie in Arbeitsabläufe mit Schüler- und Studierendendaten einbeziehen.
- Vereinbaren Sie die Verantwortlichkeiten für Aufbewahrung, Rückgabe und Löschung von Unterlagen sowie für die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle.
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