FERPA
La FERPA tutela la privacy dei fascicoli scolastici degli studenti. I controlli di sicurezza di Alohi aiutano gli istituti scolastici a proteggere i documenti scambiati tramite Fax.Plus e Sign.Plus, insieme a condizioni contrattuali e politiche istituzionali adeguate.
Perché la FERPA è importante per Alohi?
Il Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) è una legge federale degli Stati Uniti che tutela i fascicoli scolastici conservati da enti e istituti di istruzione che ricevono finanziamenti nell'ambito dei programmi applicabili del Dipartimento dell'Istruzione degli Stati Uniti.
Scuole, distretti scolastici e università possono utilizzare servizi di fax e firma elettronica per trasmettere pagelle e certificati, documenti di iscrizione, pratiche di aiuto finanziario e altri documenti contenenti informazioni sugli studenti. Questi flussi di lavoro richiedono un controllo attento di accesso, utilizzo e divulgazione.
La valutazione interna di Alohi sulla FERPA si concentra sulle misure di salvaguardia e sugli accordi contrattuali necessari a supportare questi flussi di lavoro. Gli istituti restano responsabili di stabilire una base consentita per la divulgazione e di garantire che l'utilizzo di un servizio soddisfi i requisiti della FERPA.
Questa pagina ha scopo puramente informativo e non costituisce consulenza legale. Gli istituti dovrebbero rivolgersi al proprio consulente legale per confermare la conformità alla FERPA per il proprio caso d'uso specifico.
In che modo Alohi contribuisce a proteggere i fascicoli scolastici?
Proteggere i fascicoli scolastici richiede sia controlli di sicurezza sia regole chiare per la gestione delle informazioni sugli studenti. Il nostro approccio affronta le misure di protezione tecniche disponibili in Fax.Plus e Sign.Plus e i requisiti che gli istituti dovrebbero chiarire prima di condividere documenti coperti dalla FERPA.
Controllo istituzionale e uso autorizzato
Ai sensi dell'eccezione dello «school official» prevista dalla FERPA, un fornitore esterno deve rimanere sotto il controllo diretto dell'istituto per quanto riguarda l'utilizzo e la conservazione dei fascicoli scolastici. L'istituto deve inoltre assicurarsi che il fornitore soddisfi le altre condizioni dell'eccezione, compresi i criteri per essere considerato uno school official con un legittimo interesse educativo.
Accordi sui dati degli studenti
Alohi offre un Addendum FERPA come approccio contrattuale per i clienti del settore dell'istruzione. Questo accordo dovrebbe definire i servizi coperti, gli utilizzi consentiti, il controllo istituzionale e le responsabilità in materia di protezione dei dati. Contatta il nostro team per confermare i termini applicabili e i requisiti di onboarding prima di condividere fascicoli scolastici.
Crittografia dei dati e connessioni sicure
I documenti archiviati inviati via fax e firmati vengono cifrati con AES-256. TLS protegge le connessioni tra le applicazioni o le API di Alohi e i nostri server. Gli istituti dovrebbero inoltre verificare i sistemi dei destinatari, la consegna delle email e le integrazioni esterne quando valutano l'intero percorso di un documento di uno studente.
Autenticazione e gestione degli accessi
L'autenticazione degli account e i controlli amministrativi disponibili aiutano gli istituti a gestire chi può utilizzare il servizio. I controlli Enterprise per Fax.Plus e Sign.Plus includono la registrazione degli accessi agli account e il blocco degli utenti. Gli istituti dovrebbero limitare l'accesso al personale autorizzato e aggiornare tempestivamente le autorizzazioni quando cambiano le responsabilità.
Attività sui documenti e responsabilità
Fax.Plus conserva i registri delle trasmissioni fax, mentre Sign.Plus fornisce registri delle attività sui documenti associati ai flussi di firma. Questi registri possono supportare verifiche operative e indagini. Gli istituti dovrebbero accertarsi che i registri disponibili, le opzioni di esportazione e le impostazioni di conservazione soddisfino i propri specifici requisiti di controllo.
Limitazione delle finalità e terze parti
La FERPA limita l'utilizzo e la ridivulgazione delle informazioni sugli studenti comunicate in base all'eccezione dello school official. Gli accordi in ambito educativo dovrebbero disciplinare i trattamenti consentiti e gli obblighi per i fornitori a valle. L'Informativa sulla privacy pubblica di Alohi dichiara che i dati dei clienti non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA generalizzata o di machine learning; eventuali ulteriori restrizioni specifiche per il settore dell'istruzione dovrebbero essere definite nell'accordo applicabile.
Conservazione, restituzione ed eliminazione
L'istituto e il fornitore dovrebbero stabilire per quanto tempo i fascicoli scolastici vengono conservati, come possono essere restituiti e come verranno gestite le richieste di eliminazione. L'addendum FERPA di Alohi disciplina queste disposizioni, comprese le modalità previste al termine del rapporto di servizio.
Risposta agli incidenti e collaborazione con l'istituto
Le pratiche di sicurezza di Alohi comprendono monitoraggio, valutazioni della sicurezza e risposta agli incidenti. Gli accordi in ambito educativo dovrebbero definire come vengono segnalati all'istituto accessi non autorizzati sospetti o confermati e come vengono supportate le indagini. I termini di notifica applicabili e i requisiti di collaborazione dovrebbero essere confermati nell'accordo e valutati alla luce delle leggi statali pertinenti.
Prima di utilizzare Fax.Plus o Sign.Plus per documenti coperti dalla FERPA:
- Conferma la base consentita su cui l'istituto si fonda per divulgare le informazioni sugli studenti.
- Esamina con il nostro team l'accordo in ambito educativo applicabile e i servizi coperti.
- Configura l'accesso per il personale con una finalità educativa autorizzata.
- Valuta i servizi connessi e le funzionalità opzionali prima di includerli nei flussi di lavoro che coinvolgono dati degli studenti.
- Concorda le responsabilità relative a conservazione, restituzione ed eliminazione dei fascicoli e a risposta agli incidenti.
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