FERPA

Proteger os registos educativos exige tanto controlos de segurança como regras claras para o tratamento das informações dos estudantes. A nossa abordagem abrange as salvaguardas técnicas disponíveis em Fax.Plus e Sign.Plus e os requisitos que as instituições devem resolver antes de partilhar registos abrangidos pela FERPA.

‍

Controlo institucional e utilização autorizada

Ao abrigo da exceção de funcionário escolar („school official“) da FERPA, um prestador externo deve permanecer sob o controlo direto da instituição no que respeita à utilização e à manutenção dos registos educativos. A instituição deve também assegurar que o prestador cumpre as restantes condições da exceção, incluindo os critérios aplicáveis a um funcionário escolar com interesse educativo legítimo.

‍

Acordos de dados dos estudantes

Alohi disponibiliza uma Adenda FERPA como abordagem contratual para clientes do setor da educação. Este acordo deve definir os serviços abrangidos, as utilizações permitidas, o controlo institucional e as responsabilidades de proteção de dados. Contacte a nossa equipa para confirmar os termos aplicáveis e os requisitos de integração antes de partilhar registos educativos.

‍

Encriptação de dados e ligações seguras

Os documentos de fax e assinados armazenados são encriptados com AES-256. O TLS protege as ligações entre as aplicações ou APIs de Alohi e os nossos servidores. As instituições devem também analisar os sistemas dos destinatários, o envio de e-mails e as integrações externas ao avaliarem o percurso completo de um documento de um estudante.

‍

Autenticação e gestão de acessos

Os controlos Enterprise de Fax.Plus e Sign.Plus incluem o registo de acessos às contas e o bloqueio de utilizadores. As instituições devem limitar o acesso a pessoal autorizado e atualizar prontamente as permissões quando as responsabilidades mudarem.

‍

Atividade dos documentos e responsabilização

Fax.Plus mantém registos das transmissões de fax e Sign.Plus disponibiliza registos de atividade dos documentos associados aos fluxos de assinatura. Estes registos podem apoiar revisões operacionais e investigações. As instituições devem confirmar que os registos disponíveis, as opções de exportação e as definições de retenção satisfazem os seus requisitos específicos de supervisão.

‍

Limitação de finalidade e terceiros

A FERPA restringe a utilização e a nova divulgação das informações dos estudantes divulgadas ao abrigo da exceção de funcionário escolar. Os acordos no setor da educação devem abordar o tratamento permitido e as obrigações dos prestadores subsequentes. A Política de Privacidade pública de Alohi indica que os dados dos clientes não são utilizados para treinar modelos generalistas de IA ou de aprendizagem automática; quaisquer restrições adicionais específicas do setor da educação devem ser tratadas no acordo aplicável.

‍

Retenção, devolução e eliminação

A instituição e o prestador devem estabelecer durante quanto tempo os registos educativos são conservados, de que forma podem ser devolvidos e como serão tratados os pedidos de eliminação. A adenda FERPA de Alohi aborda estas disposições, incluindo as condições para o termo da relação de serviço.

‍

Resposta a incidentes e cooperação institucional

As práticas de segurança de Alohi incluem monitorização, avaliações de segurança e resposta a incidentes. Os acordos no setor da educação devem definir como é comunicado à instituição um acesso não autorizado suspeito ou confirmado e como são apoiadas as investigações. Os prazos de notificação e os requisitos de cooperação aplicáveis devem ser confirmados no acordo e avaliados face às leis estaduais relevantes.

‍

Antes de utilizar Fax.Plus ou Sign.Plus para registos abrangidos pela FERPA:

‍