FERPA

교육 기록을 보호하려면 보안 제어와 학생 정보 처리에 대한 명확한 규칙이 모두 필요합니다. 저희의 접근 방식은 Fax.Plus와 Sign.Plus에서 제공되는 기술적 보호 조치와, FERPA 적용 기록을 공유하기 전에 기관이 해결해야 할 요건을 다룹니다.

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기관의 통제 및 승인된 사용

FERPA의 학교 관계자 예외 조항에 따라, 외부 위탁 제공업체는 교육 기록의 사용 및 유지 관리와 관련하여 기관의 직접적인 통제를 받아야 합니다. 또한 기관은 제공업체가 정당한 교육적 이해관계가 있는 학교 관계자에 대한 기준을 포함하여 해당 예외의 다른 조건을 충족하는지 확인해야 합니다.

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학생 데이터 계약

Alohi는 교육 고객을 위한 계약 방식으로 FERPA 부속 계약서를 제공합니다. 이 계약에는 적용 서비스, 허용되는 사용, 기관의 통제, 데이터 보호 책임이 명시되어야 합니다. 교육 기록을 공유하기 전에 저희 팀에 문의하여 적용되는 조건과 온보딩 요건을 확인하세요.

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데이터 암호화 및 보안 연결

저장된 팩스 및 서명 문서는 AES-256으로 암호화됩니다. TLS는 Alohi의 애플리케이션 또는 API와 저희 서버 간의 연결을 보호합니다. 또한 기관은 학생 문서의 전체 경로를 평가할 때 수신자 시스템, 이메일 전송, 외부 연동도 검토해야 합니다.

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인증 및 접근 관리

계정 인증과 사용 가능한 관리 제어를 통해 기관은 서비스를 사용할 수 있는 사람을 관리할 수 있습니다. Fax.Plus와 Sign.Plus의 Enterprise 제어에는 계정 접근 로그 기록과 사용자 차단이 포함됩니다. 기관은 접근 권한을 승인된 직원으로 제한하고, 담당 업무가 변경되면 즉시 권한을 업데이트해야 합니다.

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문서 활동 및 책임성

Fax.Plus는 팩스 전송 기록을 유지하고, Sign.Plus는 서명 워크플로와 관련된 문서 활동 기록을 제공합니다. 이러한 기록은 운영 검토와 조사에 활용될 수 있습니다. 기관은 사용 가능한 기록, 내보내기 옵션, 보존 설정이 자체 감독 요건을 충족하는지 확인해야 합니다.

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목적 제한 및 제3자

FERPA는 학교 관계자 예외 조항에 따라 공개된 학생 정보의 사용 및 재공개를 제한합니다. 교육 계약에는 허용되는 처리와 하위 제공업체에 대한 의무가 명시되어야 합니다. Alohi의 공개 개인정보 처리방침에는 고객 데이터가 범용 AI 또는 머신러닝 모델을 학습시키는 데 사용되지 않는다고 명시되어 있으며, 교육 관련 추가 제한 사항은 해당 계약에서 다루어야 합니다.

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보존, 반환 및 삭제

기관과 제공업체는 교육 기록을 얼마나 오래 보존할지, 어떻게 반환할 수 있는지, 삭제 요청을 어떻게 처리할지 정해야 합니다. Alohi의 FERPA 부속 계약서는 서비스 관계 종료 시의 조치를 포함하여 이러한 사항을 다룹니다.

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사고 대응 및 기관과의 협력

Alohi의 보안 관행에는 모니터링, 보안 평가, 사고 대응이 포함됩니다. 교육 계약에는 의심되거나 확인된 무단 접근을 기관에 어떻게 보고하는지, 조사를 어떻게 지원하는지가 명시되어야 합니다. 적용되는 통지 기한과 협력 요건은 계약에서 확인하고 관련 주법에 따라 평가해야 합니다.

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FERPA 적용 기록에 Fax.Plus 또는 Sign.Plus를 사용하기 전에:

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