FERPA
FERPA chroni prywatność dokumentacji edukacyjnej uczniów i studentów. Mechanizmy bezpieczeństwa Alohi pomagają instytucjom edukacyjnym chronić dokumenty przesyłane za pośrednictwem Fax.Plus i Sign.Plus, a uzupełniają je odpowiednie warunki umowne i zasady obowiązujące w instytucji.
Dlaczego FERPA jest ważna dla Alohi?
Ustawa Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) to amerykańskie prawo federalne chroniące dokumentację edukacyjną prowadzoną przez agencje i instytucje edukacyjne, które otrzymują finansowanie w ramach odpowiednich programów Departamentu Edukacji Stanów Zjednoczonych.
Szkoły, okręgi szkolne i uczelnie mogą korzystać z usług faksowych i elektronicznego podpisu do przesyłania świadectw, dokumentów rekrutacyjnych, dokumentacji pomocy finansowej oraz innych dokumentów zawierających informacje o uczniach lub studentach. Takie procesy wymagają starannej kontroli dostępu, wykorzystania i ujawniania danych.
Wewnętrzna ocena zgodności Alohi z FERPA koncentruje się na zabezpieczeniach i ustaleniach umownych niezbędnych do obsługi tych procesów. Instytucje pozostają odpowiedzialne za ustalenie dopuszczalnej podstawy ujawniania danych oraz za zapewnienie, że korzystanie z usługi spełnia wymogi FERPA.
Ta strona ma charakter wyłącznie ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Instytucje powinny skonsultować się z własnym doradcą prawnym, aby potwierdzić zgodność z FERPA w swoim konkretnym przypadku użycia.
Jak Alohi pomaga chronić dokumentację edukacyjną?
Ochrona dokumentacji edukacyjnej wymaga zarówno mechanizmów bezpieczeństwa, jak i jasnych zasad postępowania z informacjami o uczniach i studentach. Nasze podejście obejmuje zabezpieczenia techniczne dostępne w Fax.Plus i Sign.Plus oraz wymagania, które instytucje powinny uregulować przed udostępnieniem dokumentacji objętej FERPA.
Kontrola instytucji i autoryzowane wykorzystanie
Zgodnie z wyjątkiem FERPA dotyczącym pracowników szkoły (school official exception) zewnętrzny dostawca usług musi pozostawać pod bezpośrednią kontrolą instytucji w zakresie wykorzystywania i przechowywania dokumentacji edukacyjnej. Instytucja musi również zapewnić, że dostawca spełnia pozostałe warunki tego wyjątku, w tym kryteria dotyczące pracownika szkoły o uzasadnionym interesie edukacyjnym.
Umowy dotyczące danych uczniów i studentów
Alohi oferuje Aneks FERPA (FERPA Addendum) jako rozwiązanie umowne dla klientów z sektora edukacji. Umowa ta powinna określać objęte usługi, dozwolone sposoby wykorzystania, kontrolę instytucji oraz obowiązki w zakresie ochrony danych. Przed udostępnieniem dokumentacji edukacyjnej skontaktuj się z naszym zespołem, aby potwierdzić obowiązujące warunki i wymagania wdrożeniowe.
Szyfrowanie danych i bezpieczne połączenia
Przechowywane dokumenty przesłane faksem i podpisane są szyfrowane za pomocą AES-256. TLS chroni połączenia między aplikacjami lub interfejsami API Alohi a naszymi serwerami. Oceniając pełną ścieżkę dokumentu dotyczącego ucznia lub studenta, instytucje powinny również zweryfikować systemy odbiorców, dostarczanie wiadomości e-mail oraz integracje zewnętrzne.
Uwierzytelnianie i zarządzanie dostępem
Uwierzytelnianie kont i dostępne mechanizmy administracyjne pomagają instytucjom zarządzać tym, kto może korzystać z usługi. Mechanizmy kontroli w wersji Enterprise dla Fax.Plus i Sign.Plus obejmują rejestrowanie dostępu do konta oraz blokowanie użytkowników. Instytucje powinny ograniczyć dostęp do upoważnionych pracowników i niezwłocznie aktualizować uprawnienia w razie zmiany obowiązków.
Aktywność dokumentów i rozliczalność
Fax.Plus prowadzi rejestry transmisji faksów, a Sign.Plus udostępnia rejestry aktywności dokumentów powiązane z procesami podpisywania. Rejestry te mogą wspierać przeglądy operacyjne i postępowania wyjaśniające. Instytucje powinny upewnić się, że dostępne rejestry, opcje eksportu i ustawienia przechowywania spełniają ich szczegółowe wymagania dotyczące nadzoru.
Ograniczenie celu i podmioty trzecie
FERPA ogranicza wykorzystywanie i ponowne ujawnianie informacji o uczniach i studentach udostępnionych na podstawie wyjątku dotyczącego pracowników szkoły (school official exception). Umowy w sektorze edukacji powinny regulować dozwolone przetwarzanie oraz obowiązki dalszych dostawców. Publiczna Polityka prywatności Alohi stanowi, że dane klientów nie są wykorzystywane do trenowania ogólnych modeli SI ani uczenia maszynowego; wszelkie dodatkowe ograniczenia specyficzne dla edukacji należy uregulować w obowiązującej umowie.
Przechowywanie, zwrot i usuwanie
Instytucja i dostawca powinni ustalić, jak długo dokumentacja edukacyjna jest przechowywana, w jaki sposób może zostać zwrócona oraz jak będą obsługiwane wnioski o usunięcie. Aneks FERPA Alohi reguluje te kwestie, w tym ustalenia dotyczące zakończenia współpracy w zakresie usługi.
Reagowanie na incydenty i współpraca z instytucją
Praktyki bezpieczeństwa Alohi obejmują monitorowanie, oceny bezpieczeństwa i reagowanie na incydenty. Umowy w sektorze edukacji powinny określać, w jaki sposób podejrzewany lub potwierdzony nieautoryzowany dostęp jest zgłaszany instytucji oraz jak wspierane są postępowania wyjaśniające. Obowiązujące terminy powiadamiania i wymogi dotyczące współpracy należy potwierdzić w umowie oraz ocenić pod kątem odpowiednich przepisów stanowych.
Przed użyciem Fax.Plus lub Sign.Plus do dokumentacji objętej FERPA:
- Potwierdź dopuszczalną podstawę ujawniania przez instytucję informacji o uczniach i studentach.
- Omów z naszym zespołem obowiązującą umowę w sektorze edukacji oraz objęte nią usługi.
- Skonfiguruj dostęp dla pracowników mających uzasadniony cel edukacyjny.
- Oceń połączone usługi i funkcje opcjonalne, zanim uwzględnisz je w procesach obejmujących dane uczniów i studentów.
- Uzgodnij zasady przechowywania, zwrotu i usuwania dokumentacji oraz obowiązki w zakresie reagowania na incydenty.
Produkty objęte zakresem
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Konfederacja Szwajcarska
Innosuisse – Szwajcarska Agencja Innowacji
