10 powodów, dla których Business powinny przejść na rozwiązanie do podpisu elektronicznego

Dlaczego warto używać podpisów elektronicznych? Życie w cyfrowym świecie daje nam wiele korzyści. Ponieważ tradycyjna metoda podpisywania dokumentów długopisem i papierem staje się coraz bardziej przestarzała, rośnie presja na firmy, aby zrezygnowały z papieru. Nowoczesna digitalizacja zrewolucjonizowała sposób, w jaki podchodzimy dziś do pracy, i pomogła nam robić rzeczy szybciej i wydajniej, zapewniając większą dokładność i precyzję, a tym samym zmniejszając potrzebę ręcznej interwencji.

‍

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpisy elektroniczne to przede wszystkim obieg dokumentów bez użycia papieru, dlatego w świecie Business podpisy elektroniczne stopniowo stają się standardem w procesach podpisywania. Są to cyfrowe reprezentacje podpisu osoby, które można dodać do dokumentu elektronicznie. Firmy, które korzystają z rozwiązania podpisu elektronicznego, takiego jak Sign.Plus, zwykle obserwują różnorodne pozytywne rezultaty, od zmniejszenia ilości dokumentacji, obniżenia kosztów papieru, poprawy bezpieczeństwa po zwiększenie produktywności i wydajności. 

Dlaczego więc warto używać podpisu elektronicznego? Sign.Plus, jedna z najlepszych usług eSignature, zapewnia kompleksowe rozwiązanie podpisu elektronicznego, które umożliwia firmom bezproblemowe podpisywanie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami. Zapraszamy do dalszej lektury, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z przejścia na rozwiązanie podpisu elektronicznego, takie jak Sign.Plus, oraz o tym, jak przejście na rozwiązanie eSignature może pomóc Twojej firmie usprawnić proces podpisywania dokumentów.

‍

Czy używanie e-podpisów jest legalne i bezpieczne?

Podpisy elektroniczne są prawnie wiążące i egzekwowalne w wielu krajach na całym świecie, w tym w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Unii Europejskiej. Prawna ważność podpisów elektronicznych jest ustanowiona przez różne prawa i przepisy, takie jak ustawa Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act i rozporządzenie eIDAS. Dowiedz się więcej o legalności podpisu elektronicznego.

‍

W porównaniu z podpisami odręcznymi (które można podrobić i przy nich manipulować), Sign.Plus ma liczne zabezpieczenia i środki uwierzytelniające, oferując bezpieczniejszą i bardziej niezawodną alternatywę. Dzięki Sign.Plus Twoje podpisy elektroniczne są chronione przez wiele warstw zabezpieczeń i są prawnie wiążące, co pozwala na bardziej efektywne i bezpieczne przeprowadzanie transakcji Business. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak rozwiązania podpisu elektronicznego mogą być bezpieczniejsze niż tradycyjne metody podpisywania.

• Nienaruszalne ścieżki audytu: Nienaruszalna ścieżka audytu Sign.Plus to zapis wszelkich działań wykonywanych na dokumencie, który przechodzi proces podpisywania. Dla każdego dziennika audytu można znaleźć następujące dane: status dokumentu (wyświetlony, podpisany, unieważniony, odrzucony, wygasły), imię i nazwisko oraz adres e-mail, znacznik daty i godziny, adres IP i urządzenie. Zapewnia to zachowanie integralności dokumentów i łatwe wykrycie wszelkich oszukańczych lub nieautoryzowanych działań. Ogólnie rzecz biorąc, nienaruszalna ścieżka audytu rozwiązania do podpisywania jest krytycznym środkiem bezpieczeństwa, który zapewnia wysoki poziom zaufania do procesu podpisu elektronicznego.

• Certyfikat ukończenia: Certyfikat ukończenia jest generowany i wydawany automatycznie po pomyślnym podpisaniu dokumentu elektronicznie. Jest to dokument cyfrowy, który zawiera szczegółowe informacje o procesie podpisywania, w tym datę i godzinę złożenia podpisu, adres e-mail osoby podpisującej oraz unikalny identyfikator transakcji. Certyfikat stanowi mocny dowód autentyczności i integralności podpisanego dokumentu, co jest szczególnie ważne w transakcjach prawnych lub Business, w których ważność podpisanego dokumentu może być kwestionowana.

• Szyfrowanie danych: Sign.Plus oferuje wysokie funkcje bezpieczeństwa, a wszystkie dokumenty w spoczynku wykorzystują 256-bitowy Advanced Encryption Standard (AES) z unikalnym kluczem szyfrowania każdego użytkownika. Ponadto, aby chronić dane przesyłane między naszymi aplikacjami (obecnie mobilnymi i internetowymi) a naszymi serwerami, używamy szyfrowania TLS 1.2+. Ten proces szyfrowania zapewnia, że wszelkie wrażliwe dane, takie jak dane osobowe, dane transakcyjne lub podpisane dokumenty, są chronione przed przechwyceniem lub nieautoryzowanym dostępem. 

‍

Bezpieczeństwo to ważny powód, aby się przełączyć, ale co jeszcze?

Rozwiązania w zakresie podpisów elektronicznych oferują wiele innych korzyści, które mogą znacząco wpłynąć na sposób działania osób fizycznych i Business. Przechodząc na usługę podpisu elektronicznego, osoby fizyczne i Business mogą korzystać z korzyści wymienionych poniżej i usprawnić procesy podpisywania dokumentów, jednocześnie poprawiając bezpieczeństwo i zmniejszając wpływ na środowisko. Oto niektóre z najbardziej atrakcyjnych korzyści z używania podpisu elektronicznego:

‍

• Dostępne w aplikacji mobilnej:  Dzięki aplikacji mobilnej eSignature możesz podpisywać dokumenty elektronicznie zdalnie z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, używając dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Może to być ważne i wygodne dla osób z problemami z poruszaniem się lub transportem, umożliwiając firmom szybsze realizowanie projektów, pomagając zmniejszyć opóźnienia i poprawić ogólne wyniki Business.

• Oszczędność kosztów: Elektroniczne podpisywanie dokumentów może zaoszczędzić koszty, eliminując potrzebę drukowania, podpisywania, skanowania i wysyłania dokumentów fizycznych. Dodatkowo, eliminując potrzebę fizycznych podpisów, Business mogą zmniejszyć zużycie papieru i obniżyć koszty drukowania i wysyłki, zasadniczo pomagając zmniejszyć ilość czasu i zasobów potrzebnych do zarządzania dokumentami, uwalniając personel, aby mógł skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

• Doświadczenie klienta: Zapewniając klientom szybszy i wygodniejszy sposób podpisywania dokumentów i dokonywania transakcji, rozwiązania w zakresie podpisów elektronicznych eliminują potrzebę osobistych spotkań lub poczty fizycznej. Może to pomóc w skróceniu czasu realizacji, poprawie satysfakcji klientów i zwiększeniu wskaźników utrzymania klientów. Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązania w zakresie podpisów elektronicznych mogą pomóc Business w tworzeniu bardziej płynnego i wydajnego doświadczenia klienta, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia lojalności klientów i wzrostu.

• Zwiększona zgodność: Usługi eSignature, takie jak Sign.Plus, powinny być certyfikowane pod kątem wszystkich odpowiednich certyfikatów i zgodności, w tym SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA i innych.

• Ślad środowiskowy: Rozwiązania eSignature pomagają zmniejszyć ślad środowiskowy Business, eliminując potrzebę stosowania dokumentów papierowych, zmniejszając zużycie papieru i emisję dwutlenku węgla związaną z transportem i dostawą.

‍

Jak znaleźć odpowiednie rozwiązanie eSignature?

Teraz, aby w pełni wykorzystać wspomniane powyżej korzyści, kluczowe jest wybranie odpowiedniego rozwiązania eSignature. Aby to zrobić, ważne jest, aby rozpoznać kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę i zapewnić przy wyborze odpowiedniego rozwiązania eSignature w oparciu o potrzeby Twojej Business, a biorąc pod uwagę szeroki zakres dostępnych opcji, może to być trudne zadanie. Jednak przy dokładnym rozważeniu konkretnych potrzeb, możliwe jest znalezienie odpowiedniego rozwiązania, wykonując poniższe kroki:

‍

1. Określ swoje potrzeby: Określ rodzaje dokumentów, które musisz podpisywać elektronicznie, oraz wymaganą liczbę podpisów.

2. Legalność e-podpisu: Upewnij się, że wybrane rozwiązanie jest prawnie ważne w Twojej jurysdykcji i zgodne z odpowiednimi przepisami, takimi jak eIDAS lub ESIGN.

3. Zgodność z przepisami: Upewnij się, że wybrane (lub zmieniane) rozwiązanie e-podpisu posiada certyfikaty zgodności z wszystkimi istotnymi regulacjami i przepisami, w tym SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA i innymi.

4. Ocena funkcji bezpieczeństwa: Poszukaj rozwiązania oferującego solidne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby chronić Twoje dane i zapobiegać oszustwom.

5. Rozważ łatwość użytkowania: Wybierz rozwiązanie, które jest przyjazne dla użytkownika i łatwe do wdrożenia przez wszystkie strony zaangażowane w proces podpisywania.

6. Kompatybilność mobilna: Rozwiązania mobilne mogą być używane na dowolnym smartfonie lub tablecie. Pozwala to na podpisywanie i wysyłanie dokumentów z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, bez konieczności korzystania z komputera. 

7. Funkcje współpracy zespołowej: Rozwiązania e-podpisu umożliwiają współpracę zespołową, umożliwiając wielu stronom podpisywanie dokumentów i uzyskiwanie do nich zdalnego dostępu w czasie rzeczywistym z różnych lokalizacji. Usprawnia to przepływ pracy, zwiększa produktywność i eliminuje potrzebę fizycznych spotkań, oszczędzając czas i zasoby.

8. Porównaj ceny: Oceń modele cenowe różnych dostawców, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszą wartość za swoje pieniądze.

‍

Biorąc pod uwagę te czynniki, możesz zidentyfikować rozwiązanie e-podpisu, które spełnia Twoje specyficzne potrzeby, usprawnia przepływ pracy i zapewnia niezbędny poziom bezpieczeństwa i zgodności.

‍

Przejdź na bezpieczne i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie do podpisu elektronicznego już dziś!

Podsumowując, podpisy elektroniczne zapewniają firmom wiele korzyści, takich jak poprawa wydajności, oszczędność kosztów, użytkowanie w podróży i zwiększona zgodność. Jeśli szukasz przyjaznego dla użytkownika, bezpiecznego i w pełni zgodnego rozwiązania eSignature, Sign.Plus jest idealnym wyborem. 

Jej innowacyjna platforma, która może być używana na dowolnym urządzeniu podłączonym do Internetu, oferuje solidne zabezpieczenia i łatwą integrację z innymi narzędziami Business, a także elastyczne plany cenowe i prosty interfejs. Dzięki Sign.Plus możesz podpisywać dokumenty PDF online na różnych urządzeniach i platformach, umożliwiając w ten sposób firmom łatwe przejście na podpisy elektroniczne i pełne wykorzystanie ich potencjału do zrewolucjonizowania operacji i wyprzedzenia konkurencji. Nie czekaj dłużej, przejdź na podpisy elektroniczne z Sign.Plus już dziś i ciesz się wieloma korzyściami, jakie ma do zaoferowania.