10 powodów, dla których firmy powinny przejść na podpis elektroniczny

Dlaczego warto korzystać z podpisów elektronicznych? Życie w cyfrowym świecie daje nam szereg korzyści. Ponieważ tradycyjna metoda podpisywania dokumentów za pomocą długopisu i papieru staje się coraz bardziej przestarzała, rośnie presja na firmy, aby nie korzystały z papieru. Nowoczesna cyfryzacja zrewolucjonizowała sposób, w jaki podchodzimy dziś do pracy i pomogła nam robić rzeczy szybciej i wydajniej, zapewniając większą dokładność i precyzję, zmniejszając tym samym potrzebę ręcznej interwencji.

‍

Czym jest podpis elektroniczny?

Podpisy elektroniczne są związane z przepływem pracy bez użycia papieru, dlatego w świecie biznesu podpisy elektroniczne stopniowo stają się standardem procesów podpisywania. Są to cyfrowe reprezentacje podpisu danej osoby, które można dodać do dokumentu drogą elektroniczną. Firmy, które korzystają z rozwiązania do podpisu elektronicznego, takiego jak Sign.Plus, mają tendencję do dostrzegania wielu pozytywnych rezultatów, począwszy od zmniejszenia ilości dokumentów papierowych, zmniejszenia kosztów papieru, poprawy bezpieczeństwa oraz zwiększenia produktywności i wydajności. 

Dlaczego więc warto korzystać z podpisu elektronicznego? Sign.Plus, jedna z najlepszych usług podpisu elektronicznego, zapewnia kompleksowe rozwiązanie do podpisu elektronicznego, które umożliwia firmom płynne podpisywanie, wysyłanie i zarządzanie dokumentami. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach płynących z przejścia na rozwiązanie do podpisu elektronicznego, takie jak Sign.PlusPlus, oraz o tym, jak przejście na rozwiązanie do podpisu elektronicznego może pomóc Twojej firmie usprawnić proces podpisywania dokumentów.

‍

Czy korzystanie z podpisów elektronicznych jest legalne i bezpieczne?

Podpisy elektroniczne są prawnie wiążące i egzekwowalne w wielu krajach na całym świecie, w tym w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Unii Europejskiej. Ważność prawna podpisów elektronicznych jest ustalana na podstawie różnych przepisów ustawowych i wykonawczych, takich jak ustawa o podpisach elektronicznych w handlu globalnym i krajowym (ESIGN) oraz rozporządzenie eIDAS. Dowiedz się więcej o legalności podpisu elektronicznego.

‍

W porównaniu do podpisów mokrych (które mogą być podrabiane i manipulowane), Sign.Plus posiada liczne środki bezpieczeństwa i uwierzytelniania, oferując bardziej bezpieczną i niezawodną alternatywę. Dzięki Sign.PlusPlus podpisy elektroniczne są chronione przez wiele warstw zabezpieczeń i są prawnie wiążące, co pozwala na bardziej efektywne i bezpieczne prowadzenie transakcji biznesowych. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak rozwiązania podpisu elektronicznego mogą być bezpieczniejsze niż tradycyjne metody podpisywania.

• Ścieżki audytu odporne na manipulacje: Ścieżka audytu Sign.PlusPlus jest zapisem wszelkich działań wykonywanych na dokumencie, który przechodzi proces podpisywania. Dla każdego dziennika audytu można znaleźć następujące dane: status dokumentu (przeglądany, podpisany, unieważniony, odrzucony, wygasły), nazwa i adres e-mail, data i znacznik czasu, adres IP i urządzenie. Zapewnia to zachowanie integralności dokumentów, a wszelkie nieuczciwe lub nieautoryzowane działania mogą być łatwo zauważone. Ogólnie rzecz biorąc, odporna na manipulacje ścieżka audytu rozwiązania do podpisu jest krytycznym środkiem bezpieczeństwa, który zapewnia wysoki poziom pewności i zaufania do procesu podpisu elektronicznego.

• Certyfikat ukończenia: Certyfikat ukończenia jest generowany i wydawany automatycznie po pomyślnym podpisaniu dokumentu elektronicznie. Jest to dokument cyfrowy zawierający szczegółowe informacje o procesie podpisywania, w tym datę i godzinę złożenia podpisu, adres e-mail osoby podpisującej oraz unikalny identyfikator transakcji. Certyfikat stanowi mocny dowód autentyczności i integralności podpisanego dokumentu, co jest szczególnie ważne w transakcjach prawnych lub biznesowych, w których ważność podpisanego dokumentu może zostać zakwestionowana.

• Szyfrowanie danych: Sign.Plus oferuje wysokie funkcje bezpieczeństwa z wszystkimi dokumentami w spoczynku przy użyciu 256-bitowego Advanced Encryption Standard (AES) pochodzi z unikalnym kluczem szyfrowania każdego użytkownika. Ponadto, aby chronić dane przesyłane między naszymi aplikacjami (obecnie mobilnymi i internetowymi) a naszymi serwerami, używamy szyfrowania TLS 1.2+. Ten proces szyfrowania zapewnia, że wszelkie wrażliwe dane, takie jak dane osobowe, dane transakcji lub podpisane dokumenty, są chronione przed przechwyceniem lub nieautoryzowanym dostępem. 

‍

Bezpieczeństwo to świetny powód do zmiany, ale co jeszcze?

Rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego oferują wiele innych korzyści, które mogą mieć znaczący wpływ na sposób działania osób fizycznych i firm. Przechodząc na usługę podpisu elektronicznego, osoby fizyczne i firmy mogą cieszyć się opisanymi poniżej korzyściami i usprawnić procesy podpisywania dokumentów, jednocześnie zwiększając bezpieczeństwo i zmniejszając wpływ na środowisko. Oto niektóre z najbardziej atrakcyjnych korzyści płynących z korzystania z rozwiązań podpisu elektronicznego:

‍

• Dostępny w aplikacji mobilnej: Dzięki aplikacji mobilnej eSignature można podpisywać dokumenty elektronicznie zdalnie z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie za pomocą dowolnego urządzenia z połączeniem internetowym. Może to być ważne i wygodne dla osób mających problemy z mobilnością lub transportem, umożliwiając firmom szybsze postępy w realizacji projektów, pomagając zmniejszyć opóźnienia i poprawić ogólną wydajność biznesową.

• Oszczędność kosztów: Podpisywanie dokumentów elektronicznie może obniżyć koszty, eliminując potrzebę drukowania, podpisywania, skanowania i wysyłania fizycznych dokumentów. Ponadto, eliminując potrzebę składania fizycznych podpisów, firmy mogą ograniczyć ilość odpadów papierowych oraz zmniejszyć koszty drukowania i wysyłki, co zasadniczo pomaga zmniejszyć ilość czasu i zasobów potrzebnych do zarządzania dokumentami, uwalniając pracowników, którzy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

• Doświadczenie klienta: Zapewniając klientom szybszy i wygodniejszy sposób podpisywania dokumentów i finalizowania transakcji, rozwiązania podpisu elektronicznego eliminują potrzebę osobistych spotkań lub fizycznej korespondencji. Może to pomóc w skróceniu czasu realizacji, poprawie zadowolenia klientów i zwiększeniu wskaźników utrzymania klientów. Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązania w zakresie podpisu elektronicznego mogą pomóc firmom w stworzeniu bardziej płynnej i wydajnej obsługi klienta, co ostatecznie prowadzi do zwiększenia lojalności klientów i wzrostu.

• Większa zgodność: usługi podpisu elektronicznego, takie jak Sign.Plus Plus, powinny być certyfikowane pod kątem wszystkich odpowiednich certyfikatów i zgodności, w tym SOC 2, HIPAA, ISO 27001, RODO, CCPA i innych.

• Ślad środowiskowy: rozwiązania eSignature pomagają zmniejszyć ślad środowiskowy firm, eliminując potrzebę korzystania z dokumentów papierowych, zmniejszając ilość odpadów papierowych i emisję dwutlenku węgla związaną z transportem i dostawą.

‍

Jak znaleźć odpowiednie rozwiązanie do podpisu elektronicznego?

Teraz, aby w pełni czerpać korzyści wymienione powyżej, kluczowe znaczenie ma wybór odpowiedniego rozwiązania e-podpisu. Aby to zrobić, ważne jest, aby rozpoznać kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę i zapewnić przy wyborze odpowiedniego rozwiązania do podpisu elektronicznego w oparciu o potrzeby biznesowe, a biorąc pod uwagę szeroki zakres dostępnych opcji, może to być trudne zadanie. Jednak po dokładnym rozważeniu konkretnych potrzeb możliwe jest znalezienie odpowiedniego rozwiązania, wykonując poniższe czynności:

‍

1. Określ swoje potrzeby: Zidentyfikuj rodzaje dokumentów, które mają być podpisywane elektronicznie oraz ilość wymaganych podpisów.

2. Legalność podpisu elektronicznego: Upewnij się, że wybrane rozwiązanie jest legalne w Twojej jurysdykcji i zgodne z odpowiednimi przepisami, takimi jak eIDAS lub ESIGN.

3. Zgodność z przepisami: Upewnij się, że wybrane rozwiązanie do podpisu elektronicznego (lub zmiana na nie) jest certyfikowane pod kątem wszystkich odpowiednich certyfikatów regulacyjnych i zgodności, w tym SOC 2, HIPAA, ISO 27001, RODO, CCPA i innych.

4. Ocena funkcji bezpieczeństwa: Poszukaj rozwiązania, które oferuje solidne środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych i uwierzytelnianie wieloskładnikowe, aby chronić dane i zapobiegać oszustwom.

5. Weź pod uwagę łatwość użytkowania: Wybierz rozwiązanie, które jest przyjazne dla użytkownika i łatwe do przyjęcia przez wszystkie strony zaangażowane w proces podpisywania.

6. Kompatybilność z urządzeniami mobilnymi: Rozwiązania przyjazne dla urządzeń mobilnych mogą być używane na dowolnym smartfonie lub tablecie. Pozwala to na podpisywanie i wysyłanie dokumentów z dowolnego miejsca, w dowolnym czasie, bez konieczności korzystania z komputera. 

7. Funkcje współpracy zespołowej: Rozwiązania eSignature umożliwiają współpracę zespołową, pozwalając wielu stronom na zdalne podpisywanie i uzyskiwanie dostępu do dokumentów w czasie rzeczywistym, z różnych lokalizacji. Usprawnia to przepływ pracy, zwiększa produktywność i eliminuje potrzebę fizycznych spotkań, oszczędzając czas i zasoby.

8. Porównanie cen: Oceń modele cenowe różnych dostawców, aby upewnić się, że otrzymujesz najlepszy stosunek jakości do ceny.

‍

Biorąc pod uwagę te czynniki, można zidentyfikować rozwiązanie podpisu elektronicznego, które spełnia określone potrzeby, usprawnia przepływ pracy i zapewnia niezbędny poziom bezpieczeństwa i zgodności.

‍

Przejdź na bezpieczne i przyjazne dla użytkownika rozwiązanie podpisu elektronicznego już dziś!

Podsumowując, podpisy elektroniczne zapewniają firmom wiele korzyści, takich jak zwiększona wydajność, oszczędność kosztów, możliwość korzystania z nich w podróży i większa zgodność z przepisami. Jeśli szukasz przyjaznego dla użytkownika, bezpiecznego i w pełni zgodnego z przepisami rozwiązania do podpisu elektronicznego, Sign.Plus jest idealnym wyborem. 

Jego innowacyjna platforma, z której można korzystać na dowolnym urządzeniu podłączonym do Internetu, oferuje solidne środki bezpieczeństwa i łatwą integrację z innymi narzędziami biznesowymi, a także elastyczne plany cenowe i prosty interfejs. Dzięki Sign.Plus można podpisywać dokumenty PDF online na różnych urządzeniach i platformach, umożliwiając firmom łatwe przejście na podpisy elektroniczne i pełne wykorzystanie ich potencjału do zrewolucjonizowania działalności i wyprzedzenia konkurencji. Nie czekaj dłużej, przejdź na podpis elektroniczny z Sign.Plus Plus już dziś i ciesz się wieloma korzyściami, jakie ma do zaoferowania.