10 redenen waarom bedrijven zouden moeten overstappen op een elektronische handtekeningoplossing

Waarom elektronische handtekeningen gebruiken? Het leven in een digitale wereld biedt ons diverse voordelen. Aangezien de traditionele methode van het ondertekenen van documenten met pen en papier steeds meer verouderd raakt, neemt de druk op Bedrijven om papierloos te werken toe. Moderne digitalisering heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we tegenwoordig werken en heeft ons geholpen om dingen sneller en efficiënter te doen, wat zorgt voor een grotere nauwkeurigheid en precisie, waardoor de noodzaak van handmatige tussenkomst wordt verminderd.

‍

Wat is een elektronische handtekening?

Elektronische handtekeningen draaien om een papierloze workflow. Daarom zijn elektronische handtekeningen in de Business-wereld geleidelijk aan het opkomen als de standaard voor handtekeningprocessen. Het zijn digitale representaties van iemands handtekening die elektronisch aan een document kunnen worden toegevoegd. Bedrijven die een elektronische handtekening-oplossing gebruiken, zoals Sign.Plus, zien vaak een verscheidenheid aan positieve resultaten, variërend van minder papierwerk, lagere papierkosten, verbeterde beveiliging en verhoogde productiviteit en efficiëntie. 

Dus waarom een elektronische handtekening gebruiken? Sign.Plus, een van de beste eSignature-services, biedt een uitgebreide oplossing voor elektronische handtekeningen waarmee bedrijven documenten naadloos kunnen ondertekenen, verzenden en beheren. Lees verder om de voordelen van het overstappen op een elektronische handtekeningoplossing, zoals Sign.Plus, verder te ontdekken en hoe de overstap naar een eSignature-oplossing uw bedrijf kan helpen het ondertekeningsproces van documenten te stroomlijnen.

‍

Is het legaal en veilig om eSignatures te gebruiken?

Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend en afdwingbaar in veel landen wereldwijd, waaronder de Verenigde Staten, Canada en de Europese Unie. De juridische geldigheid van elektronische handtekeningen is vastgelegd in diverse wet- en regelgeving, zoals de Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act en de eIDAS-verordening. Lees meer over de wettigheid van elektronische handtekeningen.

‍

Vergeleken met natte handtekeningen (die kunnen worden vervalst en gemanipuleerd), heeft Sign.Plus talloze beveiligings- en authenticatiemaatregelen die een veiliger en betrouwbaarder alternatief bieden. Met Sign.Plus worden uw elektronische handtekeningen beschermd door meerdere beveiligingslagen en zijn ze wettelijk bindend, waardoor u Business-transacties efficiënter en veiliger kunt uitvoeren. Lees verder voor meer informatie over hoe oplossingen voor elektronische handtekeningen veiliger kunnen zijn dan traditionele ondertekeningsmethoden.

• Audittrails die fraudebestendig zijn: De fraudebestendige audittrail van Sign.Plus is een overzicht van alle activiteiten die zijn uitgevoerd op een document dat in het ondertekeningsproces terechtkomt. Voor elk auditlogboek zijn de volgende gegevens te vinden: status van het document (bekeken, ondertekend, ongeldig verklaard, afgewezen, verlopen), naam en e-mailadres, datum- en tijdstempel, IP-adres en apparaat. Dit zorgt ervoor dat de integriteit van documenten wordt gehandhaafd en dat frauduleuze of ongeautoriseerde activiteiten gemakkelijk kunnen worden opgemerkt. Over het algemeen is de fraudebestendige audittrail van een handtekeningoplossing een cruciale beveiligingsmaatregel die een hoge mate van vertrouwen in het elektronische handtekeningproces biedt.

• Voltooiingscertificaat: Een voltooiingscertificaat wordt automatisch gegenereerd en afgegeven zodra een document succesvol elektronisch is ondertekend. Het is een digitaal document dat gedetailleerde informatie bevat over het ondertekeningsproces, inclusief de datum en tijd van de handtekening, het e-mailadres van de ondertekenaar en een unieke transactie-ID. Het certificaat levert een sterk bewijs van de authenticiteit en integriteit van het ondertekende document, wat vooral belangrijk is bij juridische of zakelijke transacties waarbij de geldigheid van een ondertekend document in twijfel kan worden getrokken.

• Data-encryptie: Sign.Plus biedt hoge beveiligingsfuncties waarbij alle documenten in rusttoestand 256-bits Advanced Encryption Standard (AES) gebruiken, die wordt geleverd met de unieke encryptiesleutel van elke gebruiker. Verder gebruiken we TLS 1.2+-encryptie om gegevens te beschermen die worden verzonden tussen onze apps (momenteel mobiel en web) en onze servers. Dit encryptieproces zorgt ervoor dat alle gevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie, transactiegegevens of ondertekende documenten, worden beschermd tegen onderschepping of ongeautoriseerde toegang. 

‍

Beveiliging is een belangrijke reden om over te stappen, maar wat nog meer?

Elektronische handtekeningoplossingen bieden tal van andere voordelen die een significant verschil kunnen maken in de manier waarop individuen en Bedrijven opereren. Door over te stappen op een elektronische handtekeningdienst kunnen individuen en Bedrijven profiteren van de onderstaande voordelen en hun documentondertekeningsprocessen stroomlijnen, terwijl ze ook de beveiliging verbeteren en hun impact op het milieu verminderen. Hier zijn enkele van de aantrekkelijkste voordelen van het gebruik van elektronische handtekening-oplossingen:

‍

• Beschikbaar op een mobiele app:  Met een eSignature mobiele app kunt u documenten elektronisch op afstand ondertekenen, waar en wanneer u maar wilt, met elk apparaat met een internetverbinding. Dit kan belangrijk en handig zijn voor mensen met mobiliteits- of transportproblemen, waardoor Bedrijven sneller met projecten kunnen doorgaan, vertragingen kunnen worden verminderd en de algehele Businessprestaties kunnen worden verbeterd.

• Kostenbesparingen: Het elektronisch ondertekenen van documenten kan kosten besparen door de noodzaak om fysieke documenten af te drukken, te ondertekenen, te scannen en te verzenden te elimineren. Door de noodzaak van fysieke handtekeningen te elimineren, kunnen Bedrijven bovendien papierverspilling verminderen en besparen op print- en verzendkosten, waardoor de hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn om documenten te beheren, aanzienlijk wordt verminderd en personeel zich kan richten op waardevollere taken.

• Klantervaring: Door klanten een snellere en gemakkelijkere manier te bieden om documenten te ondertekenen en transacties af te ronden, elimineren elektronische handtekeningoplossingen de noodzaak van persoonlijke ontmoetingen of fysieke post. Dit kan helpen om de doorlooptijden te verkorten, de klanttevredenheid te verbeteren en de retentiepercentages te verhogen. Over het algemeen kunnen elektronische handtekeningoplossingen Bedrijven helpen een naadlozere en efficiëntere klantervaring te creëren, wat uiteindelijk leidt tot een grotere klantloyaliteit en groei.

• Verhoogde compliance: eSignature-services zoals Sign.Plus moeten gecertificeerd zijn voor alle relevante certificeringen en compliances, waaronder SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA en meer.

• Milieu-impact: eSignature-oplossingen helpen de milieu-impact van Bedrijven te verminderen door de noodzaak van papieren documenten te elimineren, waardoor papierverspilling en de koolstofuitstoot die gepaard gaat met transport en levering, worden verminderd.

‍

Hoe vindt u de juiste eSignature-oplossing?

Om optimaal te profiteren van de bovengenoemde voordelen, is het cruciaal om de juiste eSignature-oplossing te kiezen. Om dit te doen, is het belangrijk om verschillende factoren te herkennen en te overwegen bij het kiezen van de juiste eSignature-oplossing op basis van uw Businessbehoeften, en gezien het brede scala aan beschikbare opties kan dit een ontmoedigende taak zijn. Met een zorgvuldige afweging van uw specifieke behoeften is het echter mogelijk om de juiste oplossing te vinden door de onderstaande stappen te volgen:

‍

1. Bepaal uw behoeften: Identificeer de soorten documenten die u elektronisch moet ondertekenen en het volume van de benodigde handtekeningen.

2. eSignature-wettigheid: Zorg ervoor dat de oplossing die u kiest wettelijk geldig is in uw rechtsgebied en voldoet aan relevante regelgeving, zoals eIDAS of ESIGN.

3. Naleving van regelgeving: Zorg ervoor dat de eSignature-oplossing die u selecteert (of waarnaar u overstapt) is gecertificeerd voor alle relevante wettelijke certificeringen en nalevingen, waaronder SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA en meer.

4. Evalueer beveiligingsfuncties: Zoek naar een oplossing die robuuste beveiligingsmaatregelen biedt, zoals gegevensversleuteling en multi-factor authenticatie, om uw gegevens te beschermen en fraude te voorkomen.

5. Houd rekening met het gebruiksgemak:  Kies een oplossing die gebruiksvriendelijk is en gemakkelijk kan worden ingevoerd door alle partijen die betrokken zijn bij het ondertekeningsproces.

6. Mobiele compatibiliteit:  Oplossingen die geschikt zijn voor mobiel gebruik, kunnen op elke smartphone of tablet worden gebruikt. Hierdoor kunt u documenten overal en altijd ondertekenen en verzenden, zonder gebonden te zijn aan een computer. 

7. Functies voor teamsamenwerking: eSignature-oplossingen maken teamsamenwerking mogelijk doordat meerdere partijen documenten op afstand, in realtime en vanaf verschillende locaties kunnen ondertekenen en openen. Dit stroomlijnt de workflow, verhoogt de productiviteit en elimineert de noodzaak van fysieke vergaderingen, waardoor tijd en middelen worden bespaard.

8. Vergelijk prijzen: Evalueer de prijsmodellen van verschillende aanbieders om er zeker van te zijn dat u de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt.

‍

Door rekening te houden met deze factoren, kunt u de eSignature-oplossing identificeren die aan uw specifieke behoeften voldoet, uw workflow verbetert en het noodzakelijke niveau van beveiliging en compliance biedt.

‍

Stap vandaag nog over op een veilige en gebruiksvriendelijke elektronische handtekening oplossing!

Concluderend bieden elektronische handtekeningen een groot aantal voordelen voor bedrijven, zoals verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen, gebruik onderweg en verbeterde compliance. Als u op zoek bent naar een gebruiksvriendelijke, veilige en volledig conforme eSignature-oplossing, is Sign.Plus de perfecte keuze. 

Het innovatieve platform, dat kan worden gebruikt op elk apparaat dat met internet is verbonden, biedt robuuste beveiligingsmaatregelen en eenvoudige integratie met andere Business-tools, samen met flexibele prijsplannen en een eenvoudige interface. Met Sign.Plus kunt u online PDF-documenten ondertekenen op verschillende apparaten en platforms, waardoor bedrijven gemakkelijk kunnen overstappen op elektronische handtekeningen en optimaal kunnen profiteren van hun potentieel om activiteiten radicaal te veranderen en de concurrentie voor te blijven. Wacht niet langer, stap vandaag nog over op elektronische handtekeningen met Sign.Plus en profiteer van de vele voordelen die het te bieden heeft.