10 redenen waarom bedrijven moeten overstappen op een oplossing voor elektronische handtekeningen

Waarom elektronische handtekeningen gebruiken? Leven in een digitale wereld biedt ons verschillende voordelen. Aangezien de traditionele methode van het ondertekenen van documenten met pen en papier steeds meer verouderd raakt, neemt de druk op bedrijven toe om papierloos te gaan werken. Moderne digitalisering heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop we vandaag de dag werken en heeft ons geholpen om dingen sneller en efficiënter te doen, met een grotere nauwkeurigheid en precisie, waardoor er minder behoefte is aan handmatige interventie.

‍

Wat is een elektronische handtekening?

Elektronische handtekeningen hebben alles te maken met een papierloze workflow en daarom worden elektronische handtekeningen in de bedrijfswereld stilaan de standaard voor handtekeningsprocessen. Het zijn digitale weergaven van iemands handtekening die elektronisch aan een document kunnen worden toegevoegd. Bedrijven die gebruik maken van een oplossing voor elektronische handtekeningen, zoals Sign.Plus, zien vaak verschillende positieve resultaten, zoals minder papierwerk, lagere papierkosten, verbeterde beveiliging en een hogere productiviteit en efficiëntie. 

Waarom dan een elektronische handtekening gebruiken? Sign.Plus, een van de beste eSignature diensten, biedt een uitgebreide oplossing voor elektronische handtekeningen waarmee bedrijven naadloos documenten kunnen ondertekenen, verzenden en beheren. Lees verder om de voordelen van het overstappen op een oplossing voor elektronische handtekeningen, zoals Sign.Plus, te ontdekken en hoe het overstappen op een oplossing voor e-handtekeningen uw bedrijf kan helpen het ondertekeningsproces van documenten te stroomlijnen.

‍

Is het legaal en veilig om e-handtekeningen te gebruiken?

Elektronische handtekeningen zijn wettelijk bindend en afdwingbaar in veel landen wereldwijd, waaronder de Verenigde Staten, Canada en de Europese Unie. De rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen is vastgelegd in verschillende wetten en regels, zoals de ESIGN-wet (Electronic Signatures in Global and National Commerce) en de eIDAS-verordening. Meer informatie over de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen.

‍

Vergeleken met natte handtekeningen (die vervalst en vervalst kunnen worden), heeft Sign.Plus talloze beveiligings- en verificatiemaatregelen die een veiliger en betrouwbaarder alternatief bieden. Met Sign.Plus worden uw elektronische handtekeningen beschermd door meerdere lagen van beveiligingsmaatregelen en zijn ze wettelijk bindend, waardoor u zakelijke transacties efficiënter en veiliger kunt uitvoeren. Lees verder voor meer informatie over hoe oplossingen voor elektronische handtekeningen veiliger kunnen zijn dan traditionele ondertekeningsmethoden.

• Stamperbestendige audit trails: Sign.Plus's fraudebestendige audit trail is een registratie van elke activiteit die wordt uitgevoerd op een document dat wordt ondertekend. Voor elke auditlog kunnen de volgende gegevens worden gevonden: status van het document (bekeken, ondertekend, ongeldig gemaakt, afgewezen, verlopen), naam en e-mailadres, datum- en tijdstempel, IP-adres en apparaat. Dit zorgt ervoor dat de integriteit van documenten behouden blijft en dat frauduleuze of ongeautoriseerde activiteiten eenvoudig kunnen worden opgemerkt. Over het geheel genomen is het fraudebestendige controlespoor van een handtekeningoplossing een essentiële beveiligingsmaatregel die een hoog niveau van vertrouwen in het proces van elektronische handtekeningen biedt.

• Certificaat van voltooiing: Een certificaat van voltooiing wordt automatisch gegenereerd en uitgegeven zodra een document met succes elektronisch is ondertekend. Het is een digitaal document dat gedetailleerde informatie bevat over het ondertekeningsproces, inclusief de datum en tijd van de handtekening, het e-mailadres van de ondertekenaar en een unieke transactie-ID. Het certificaat levert sterk bewijs van de authenticiteit en integriteit van het ondertekende document, wat vooral belangrijk is bij juridische of zakelijke transacties waarbij de geldigheid van een ondertekend document in twijfel kan worden getrokken.

• Gegevensencryptie: Sign.Plus biedt hoge beveiligingsfuncties waarbij alle documenten in rust gebruik maken van 256-bit Advanced Encryption Standard (AES) met de unieke coderingssleutel van elke gebruiker. Bovendien gebruiken we TLS 1.2+ encryptie om gegevens te beschermen tijdens het transport tussen onze apps (momenteel mobiel en web) en onze servers. Dit versleutelingsproces zorgt ervoor dat gevoelige gegevens, zoals persoonlijke informatie, transactiegegevens of ondertekende documenten, worden beschermd tegen onderschepping of ongeautoriseerde toegang. 

‍

Veiligheid is een goede reden om over te stappen, maar wat nog meer?

Oplossingen voor elektronische handtekeningen bieden tal van andere voordelen die een aanzienlijk verschil kunnen maken in de manier waarop individuen en bedrijven werken. Door over te stappen op een service voor elektronische handtekeningen kunnen particulieren en bedrijven profiteren van de voordelen die hieronder worden beschreven en hun processen voor het ondertekenen van documenten stroomlijnen, terwijl ze ook de beveiliging verbeteren en hun impact op het milieu verminderen. Hier zijn enkele van de meest aantrekkelijke voordelen van het gebruik van oplossingen voor elektronische handtekeningen:

‍

• Beschikbaar op een mobiele app: Met een mobiele app voor eSignature kun je documenten elektronisch op afstand ondertekenen vanaf elke locatie en op elk moment met behulp van elk apparaat met een internetverbinding. Dit kan belangrijk en handig zijn voor mensen met mobiliteits- of transportproblemen, waardoor bedrijven sneller vooruitgang kunnen boeken met projecten, vertragingen kunnen beperken en de algemene bedrijfsprestaties kunnen verbeteren.

• Kostenbesparingen: Het elektronisch ondertekenen van documenten kan kosten besparen doordat het niet meer nodig is om fysieke documenten af te drukken, te ondertekenen, te scannen en te verzenden. Bovendien kunnen bedrijven, door de noodzaak van fysieke handtekeningen weg te nemen, papierafval verminderen en print- en verzendkosten terugdringen. Dit helpt in wezen de hoeveelheid tijd en middelen te verminderen die nodig zijn om documenten te beheren, waardoor het personeel zich kan richten op waardevollere taken.

• Klantervaring: Door klanten een snellere en handigere manier te bieden om documenten te ondertekenen en transacties af te ronden, maken oplossingen voor elektronische handtekeningen persoonlijke ontmoetingen of fysieke post overbodig. Dit kan helpen om de doorlooptijden te verkorten, de klanttevredenheid te verbeteren en de klantretentie te verhogen. Over het algemeen kunnen oplossingen voor elektronische handtekeningen bedrijven helpen om een meer naadloze en efficiënte klantervaring te creëren, wat uiteindelijk leidt tot meer klantentrouw en groei.

• Verbeterde compliance: eSignature-services zoals Sign.Plus moeten gecertificeerd zijn voor alle relevante certificeringen en compliances, waaronder SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA en meer.

• Milieuvoetafdruk: e-handtekeningoplossingen helpen de milieuvoetafdruk van bedrijven te verkleinen door papieren documenten overbodig te maken, papierafval te verminderen en de CO2-uitstoot die gepaard gaat met transport en levering terug te dringen.

‍

Hoe vind je de juiste oplossing voor e-handtekeningen?

Om ten volle te kunnen profiteren van de bovengenoemde voordelen, is het van cruciaal belang om de juiste oplossing voor e-handtekeningen te kiezen. Om dit te doen, is het belangrijk om verschillende factoren te herkennen die je moet overwegen en waar je op moet letten bij het kiezen van de juiste eSignature-oplossing op basis van je bedrijfsbehoeften, en gezien het brede scala aan beschikbare opties kan dit een ontmoedigende taak zijn. Maar met een zorgvuldige afweging van je specifieke behoeften is het mogelijk om de juiste oplossing te vinden door de onderstaande stappen te volgen:

‍

1. Bepaal uw behoeften: Stel vast welke soorten documenten u elektronisch moet ondertekenen en hoeveel handtekeningen er nodig zijn.

2. Legaliteit van e-handtekeningen: Zorg ervoor dat de oplossing die je kiest rechtsgeldig is in jouw rechtsgebied en voldoet aan relevante regelgeving, zoals eIDAS of ESIGN.

3. Naleving van regelgeving: Zorg ervoor dat de eSignature-oplossing die je kiest (of waarnaar je overstapt) gecertificeerd is voor alle relevante regelgevende certificeringen en conformiteiten, waaronder SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA en meer.

4. Evalueer beveiligingsfuncties: Zoek naar een oplossing die robuuste beveiligingsmaatregelen biedt, zoals gegevensversleuteling en verificatie met meerdere factoren, om je gegevens te beschermen en fraude te voorkomen.

5. Denk aan gebruiksgemak: Kies een oplossing die gebruiksvriendelijk is en gemakkelijk te gebruiken door alle partijen die betrokken zijn bij het ondertekeningsproces.

6. Mobiele compatibiliteit: Mobiele oplossingen kunnen op elke smartphone of tablet worden gebruikt. Hierdoor kunt u documenten overal en altijd ondertekenen en verzenden zonder gebonden te zijn aan een computer. 

7. Functies voor teamsamenwerking: eSignature-oplossingen maken teamsamenwerking mogelijk doordat meerdere partijen documenten op afstand kunnen ondertekenen en openen, in realtime, vanaf verschillende locaties. Dit stroomlijnt de workflow, verhoogt de productiviteit en maakt fysieke vergaderingen overbodig, waardoor tijd en middelen worden bespaard.

8. Vergelijk prijzen: Evalueer de prijsmodellen van verschillende aanbieders om er zeker van te zijn dat je het meeste waar voor je geld krijgt.

‍

Door met deze factoren rekening te houden, kunt u de eSignature-oplossing vinden die aan uw specifieke behoeften voldoet, uw workflow verbetert en het vereiste niveau van beveiliging en compliance biedt.

‍

Stap vandaag nog over op een veilige en gebruiksvriendelijke oplossing voor elektronische handtekeningen!

Tot slot bieden elektronische handtekeningen een groot aantal voordelen voor bedrijven, zoals verbeterde efficiëntie, kostenbesparingen, gebruik onderweg en verbeterde naleving. Als u op zoek bent naar een gebruiksvriendelijke, veilige en volledig compatibele oplossing voor e-handtekeningen, dan is Sign.Plus de perfecte keuze. 

Het innovatieve platform, dat kan worden gebruikt op elk apparaat met internetverbinding, biedt robuuste beveiligingsmaatregelen en eenvoudige integratie met andere zakelijke tools, samen met flexibele prijsplannen en een eenvoudige interface. Met Sign.Plus ondertekent u PDF-documenten online op verschillende apparaten en platformen, waardoor bedrijven eenvoudig de overstap kunnen maken naar elektronische handtekeningen en ten volle kunnen profiteren van hun potentieel om een revolutie teweeg te brengen in hun bedrijfsvoering en de concurrentie voor te blijven. Wacht niet langer, maak vandaag nog de overstap naar elektronische handtekeningen met Sign.Plus en geniet van de vele voordelen die het te bieden heeft.