Diez razones por las que las empresas deberían cambiar a una solución de firma electrónica

¿Por qué utilizar firmas electrónicas? Vivir en un mundo digital nos permite tener varias ventajas. A medida que el método tradicional de firmar documentos con lápiz y papel se está volviendo cada vez más obsoleto, aumenta la presión para que las empresas dejen de usar papel. La digitalización moderna ha revolucionado la forma en que abordamos el trabajo hoy en día y nos ha ayudado a hacer las cosas de manera más rápida y eficiente, brindando mayor exactitud y precisión, reduciendo así la necesidad de intervención manual.

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¿Qué es una firma electrónica?

Las firmas electrónicas tienen que ver con un flujo de trabajo sin papel, razón por la cual, en el mundo empresarial, las firmas electrónicas se están convirtiendo gradualmente en el estándar de los procesos de firma. Son representaciones digitales de la firma de una persona que se pueden agregar a un documento electrónicamente. Empresas que utilizan una solución de firma electrónica , como Sign.Plus , tiende a ver una variedad de resultados positivos que van desde la reducción del papeleo, la reducción de los costos de papel, la mejora de la seguridad y el aumento de la productividad y la eficiencia. 

Entonces, ¿por qué utilizar una firma electrónica? Sign.Plus , uno de los mejores servicios de firma electrónica, proporciona una solución integral de firma electrónica que permite a las empresas firmar, enviar y administrar documentos sin problemas. Continúe leyendo para explorar más a fondo los beneficios de cambiar a una solución de firma electrónica, como Sign.Plus y cómo pasar a una solución de firma electrónica puede ayudar a su empresa a optimizar el proceso de firma de documentos.

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¿Es legal y seguro utilizar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y ejecutables en muchos países del mundo, incluidos Estados Unidos, Canadá y la Unión Europea. La validez legal de las firmas electrónicas se establece a través de diversas leyes y regulaciones, como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (ESIGN) y el reglamento eIDAS. Conoce más sobre la legalidad de la firma electrónica .

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En comparación con las firmas húmedas (que pueden falsificarse y alterarse), Sign.Plus cuenta con numerosas medidas de seguridad y autenticación ofreciendo una alternativa más segura y confiable. Con Sign.Plus , sus firmas electrónicas están protegidas por múltiples capas de medidas de seguridad y son legalmente vinculantes, lo que le permite realizar transacciones comerciales de manera más eficiente y segura. Continúe leyendo para obtener más información sobre cómo las soluciones de firma electrónica pueden ser más seguras que los métodos tradicionales de firma.

• Pistas de auditoría a prueba de manipulaciones : Sign.Plus El registro de auditoría a prueba de manipulaciones de , es un registro de cualquier actividad realizada en un documento que está en proceso de firma. Para cada registro de auditoría, se pueden encontrar los siguientes datos: estado del documento (visto, firmado, anulado, rechazado, vencido), nombre y dirección de correo electrónico, sello de fecha y hora, dirección IP y dispositivo. Esto garantiza que se mantenga la integridad de los documentos y que cualquier actividad fraudulenta o no autorizada pueda detectarse fácilmente. En general, el registro de auditoría a prueba de manipulaciones de una solución de firma es una medida de seguridad fundamental que proporciona un alto nivel de confianza en el proceso de firma electrónica.

• Certificado de finalización : se genera y emite automáticamente un certificado de finalización una vez que un documento se ha firmado electrónicamente con éxito. Es un documento digital que contiene información detallada sobre el proceso de firma, incluida la fecha y hora de la firma, la dirección de correo electrónico del firmante y una identificación de transacción única. El certificado proporciona una prueba sólida de la autenticidad e integridad del documento firmado, lo cual es especialmente importante en transacciones legales o comerciales donde la validez de un documento firmado puede estar en duda.

• Cifrado de datos : Sign.Plus ofrece funciones de alta seguridad con todos los documentos en reposo utilizando el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits y viene con la clave de cifrado única de cada usuario. Además, para proteger los datos en tránsito entre nuestras aplicaciones (actualmente móviles y web) y nuestros servidores, utilizamos cifrado TLS 1.2+. Este proceso de cifrado garantiza que cualquier dato confidencial, como información personal, datos de transacciones o documentos firmados, esté protegido contra interceptaciones o acceso no autorizado. 

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La seguridad es una gran razón para cambiar, pero ¿qué más?

Las soluciones de firma electrónica ofrecen muchos otros beneficios que pueden marcar una diferencia significativa en la forma en que operan las personas y las empresas. Al cambiar a un servicio de firma electrónica, las personas y las empresas pueden disfrutar de los beneficios que se describen a continuación y optimizar sus procesos de firma de documentos al mismo tiempo que mejoran la seguridad y reducen su impacto ambiental. A continuación se detallan algunos de los beneficios más atractivos de utilizar soluciones de firma electrónica :

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• Disponible en una aplicación móvil: con una aplicación móvil de firma electrónica , puede firmar documentos electrónicamente de forma remota desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto puede ser importante y conveniente para las personas con problemas de movilidad o transporte, ya que permite a las empresas avanzar con los proyectos más rápido, lo que ayuda a reducir los retrasos y mejorar el rendimiento empresarial general.

• Ahorro de costos: firmar documentos electrónicamente puede ahorrar costos al eliminar la necesidad de imprimir, firmar, escanear y enviar documentos físicos. Además, al eliminar la necesidad de firmas físicas, las empresas pueden reducir el desperdicio de papel y los costos de impresión y envío, lo que esencialmente ayuda a reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para administrar documentos, liberando al personal para concentrarse en tareas más valiosas.

• Experiencia del cliente: al proporcionar una manera más rápida y conveniente para que los clientes firmen documentos y completen transacciones, las soluciones de firma electrónica eliminan la necesidad de reuniones en persona o correo físico. Esto puede ayudar a reducir los tiempos de respuesta, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las tasas de retención de clientes. En general, las soluciones de firma electrónica pueden ayudar a las empresas a crear una experiencia de cliente más fluida y eficiente, lo que en última instancia conduce a una mayor lealtad y crecimiento del cliente.

• Mayor cumplimiento: servicios de firma electrónica como Sign.Plus debe estar certificado para todas las certificaciones y cumplimientos relevantes, incluidos SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

• Huella ambiental: las soluciones de firma electrónica ayudan a reducir la huella ambiental de las empresas al eliminar la necesidad de documentos en papel, reduciendo el desperdicio de papel y las emisiones de carbono asociadas con el transporte y la entrega.

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¿Cómo encontrar la solución de firma electrónica adecuada?

Ahora bien, para aprovechar plenamente los beneficios mencionados anteriormente, es fundamental elegir la solución de firma electrónica adecuada. Para ello, es importante reconocer varios factores a considerar y garantizar al elegir la solución de firma electrónica adecuada en función de las necesidades de su negocio y, dada la amplia gama de opciones disponibles, esta puede ser una tarea desalentadora. Sin embargo, con una cuidadosa consideración de sus necesidades específicas, es posible encontrar la solución adecuada siguiendo estos pasos a continuación:

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1. Determine sus necesidades: identifique los tipos de documentos que necesita firmar electrónicamente y el volumen de firmas requeridas.

2. Legalidad de la firma electrónica: asegúrese de que la solución que elija sea legalmente válida en su jurisdicción y cumpla con las regulaciones pertinentes, como eIDAS o ESIGN.

3. Cumplimiento normativo: asegúrese de que la solución de firma electrónica que está seleccionando (o cambiando) esté certificada para todas las certificaciones y cumplimientos normativos relevantes, incluidos SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

4. Evalúe las funciones de seguridad: busque una solución que ofrezca medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos y autenticación multifactor, para proteger sus datos y evitar fraudes.

5. Considere la facilidad de uso: elija una solución que sea fácil de usar y de adoptar por todas las partes involucradas en el proceso de firma.

6. Compatibilidad móvil: las soluciones compatibles con dispositivos móviles se pueden utilizar en cualquier teléfono inteligente o tableta. Esto le permite firmar y enviar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin estar atado a una computadora. 

7. Funciones de colaboración en equipo: las soluciones de firma electrónica permiten la colaboración en equipo al permitir que varias partes firmen y accedan a documentos de forma remota, en tiempo real, desde diferentes ubicaciones. Esto agiliza el flujo de trabajo, aumenta la productividad y elimina la necesidad de reuniones físicas, ahorrando tiempo y recursos.

8. Compare precios: evalúe los modelos de precios de diferentes proveedores para asegurarse de obtener el mejor valor por su dinero.

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Al tener en cuenta estos factores, puede identificar la solución de firma electrónica que satisfaga sus necesidades específicas, mejore su flujo de trabajo y proporcione el nivel necesario de seguridad y cumplimiento.

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¡Cambie hoy mismo a una solución de firma electrónica segura y fácil de usar!

En conclusión, las firmas electrónicas brindan una multitud de beneficios a las empresas, como una mayor eficiencia, ahorro de costos, uso sobre la marcha y un mayor cumplimiento. Si está buscando una solución de firma electrónica fácil de usar, segura y totalmente compatible, Sign.Plus es la elección perfecta. 

Su innovadora plataforma, que se puede utilizar en cualquier dispositivo conectado a Internet, ofrece sólidas medidas de seguridad y una fácil integración con otras herramientas comerciales, junto con planes de precios flexibles y una interfaz sencilla. Con Sign.Plus , firme documentos PDF en línea en diferentes dispositivos y plataformas, lo que permitirá a las empresas cambiar fácilmente a la firma electrónica y aprovechar al máximo su potencial para revolucionar las operaciones y mantenerse por delante de la competencia. No esperes más, pásate a la firma electrónica con Sign.Plus hoy y disfrute de los muchos beneficios que tiene para ofrecer.