10 razones por las que las compañías deberían cambiar a una solución de firma electrónica

¿Por qué usar firmas electrónicas? Vivir en un mundo digital nos permite tener varias ventajas. A medida que el método tradicional de firmar documentos con pluma y papel se vuelve cada vez más obsoleto, la presión aumenta para que las empresas se vuelvan sin papel. La digitalización moderna ha revolucionado la forma en que abordamos el trabajo hoy en día y nos ha ayudado a hacer las cosas más rápido y de manera más eficiente, proporcionando una mayor precisión y exactitud, reduciendo así la necesidad de intervención manual.

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¿Qué es una firma electrónica?

Las firmas electrónicas tienen que ver con un flujo de trabajo sin papel, por lo que en el mundo de los negocios, las firmas electrónicas están emergiendo gradualmente como el estándar de los procesos de firma. Son representaciones digitales de la firma de una persona que se pueden agregar a un documento electrónicamente. Las compañías que utilizan una solución de firma electrónica, como Sign.Plus, tienden a ver una variedad de resultados positivos que van desde la reducción de papeleo, la reducción de los costos de papel, la mejora de la seguridad y el aumento de la productividad y la eficiencia. 

Entonces, ¿por qué usar una firma electrónica? Sign.Plus, uno de los mejores servicios de firma electrónica, proporciona una solución integral de firma electrónica que permite a las empresas firmar, enviar y administrar documentos sin problemas. Sigue leyendo para explorar más a fondo los beneficios de cambiar a una solución de firma electrónica, como Sign.Plus, y cómo el cambio a una solución de firma electrónica puede ayudar a tu compañía a optimizar tu proceso de firma de documentos.

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¿Es legal y seguro usar firmas electrónicas?

Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y ejecutables en muchos países del mundo, incluidos los Estados Unidos, Canadá y la Unión Europea. La validez legal de las firmas electrónicas se establece a través de diversas leyes y reglamentos, como la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Mundial y Nacional (ESIGN) y el reglamento eIDAS. Obtenga más información sobre la legalidad de la firma electrónica.

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En comparación con las firmas manuscritas (que pueden ser falsificadas y manipuladas), Sign.Plus tiene numerosas medidas de seguridad y autenticación que ofrecen una alternativa más segura y confiable. Con Sign.Plus, tus firmas electrónicas están protegidas por múltiples capas de medidas de seguridad y son legalmente vinculantes, lo que te permite realizar transacciones comerciales de manera más eficiente y segura. Sigue leyendo para obtener más información sobre cómo las soluciones de firma electrónica pueden ser más seguras que los métodos tradicionales de firma.

• Pistas de auditoría a prueba de manipulaciones: La pista de auditoría a prueba de manipulaciones de Sign.Plus es un registro de cualquier actividad realizada en un documento que está entrando en el proceso de firma. Para cada registro de auditoría, se pueden encontrar los siguientes datos: estado del documento (visto, firmado, anulado, rechazado, caducado), nombre y dirección de correo electrónico, fecha y hora, dirección IP y dispositivo. Esto garantiza que se mantenga la integridad de los documentos y que cualquier actividad fraudulenta o no autorizada se pueda detectar fácilmente. En general, la pista de auditoría a prueba de manipulaciones de una solución de firma es una medida de seguridad crítica que proporciona un alto nivel de confianza en el proceso de firma electrónica.

• Certificado de finalización: Se genera y emite automáticamente un certificado de finalización una vez que un documento ha sido firmado electrónicamente con éxito. Es un documento digital que contiene información detallada sobre el proceso de firma, incluyendo la fecha y hora de la firma, la dirección de correo electrónico del firmante y un ID de transacción único. El certificado proporciona una fuerte evidencia de la autenticidad e integridad del documento firmado, lo cual es especialmente importante en transacciones legales o comerciales donde la validez de un documento firmado puede ser cuestionada.

• Cifrado de datos: Sign.Plus ofrece características de alta seguridad con todos los documentos en reposo utilizando el Estándar de Cifrado Avanzado (AES) de 256 bits viene con la clave de cifrado única de cada usuario. Además, para proteger los datos en tránsito entre nuestras aplicaciones (actualmente móvil y web) y nuestros servidores, utilizamos el cifrado TLS 1.2+. Este proceso de cifrado asegura que cualquier dato sensible, como información personal, datos de transacciones o documentos firmados, esté protegido contra la interceptación o el acceso no autorizado. 

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La seguridad es una gran razón para cambiar, pero ¿qué más?

Las soluciones de firma electrónica ofrecen muchos otros beneficios que pueden marcar una diferencia significativa en la forma en que operan las personas y las empresas. Al cambiar a un servicio de firma electrónica, las personas y las empresas pueden disfrutar de estos beneficios que se describen a continuación y agilizar sus procesos de firma de documentos, al tiempo que mejoran la seguridad y reducen su impacto ambiental. Estos son algunos de los beneficios más atractivos del uso de la firma electrónica soluciones:

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• Disponible en una aplicación móvil: Con una aplicación móvil de firma electrónica, puede firmar documentos electrónicamente de forma remota desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto puede ser importante y conveniente para las personas con problemas de movilidad o transporte, lo que permite a las empresas avanzar más rápido con los proyectos, lo que ayuda a reducir los retrasos y mejorar el rendimiento general del Business.

• Ahorro de costes: La firma electrónica de documentos puede ahorrar costes al eliminar la necesidad de imprimir, firmar, escanear y enviar documentos físicos. Además, al eliminar la necesidad de firmas físicas, las empresas pueden reducir el desperdicio de papel y reducir los costes de impresión y envío, lo que esencialmente ayuda a reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para administrar documentos, liberando al personal para que se concentre en tareas más valiosas.

• Experiencia del cliente: Al proporcionar una forma más rápida y conveniente para que los clientes firmen documentos y completen transacciones, las soluciones de firma electrónica eliminan la necesidad de reuniones en persona o correo físico. Esto puede ayudar a reducir los tiempos de respuesta, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar las tasas de retención de clientes. En general, las soluciones de firma electrónica pueden ayudar a las empresas a crear una experiencia del cliente más fluida y eficiente, lo que en última instancia conduce a una mayor lealtad y crecimiento del cliente.

• Mayor cumplimiento: Los servicios de firma electrónica como Sign.Plus deben estar certificados para todas las certificaciones y cumplimientos relevantes, incluyendo SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

• Huella ambiental: Las soluciones de firma electrónica ayudan a reducir la huella ambiental de las empresas al eliminar la necesidad de documentos en papel, reduciendo el desperdicio de papel y las emisiones de carbono asociadas con el transporte y la entrega.

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¿Cómo encontrar la solución de firma electrónica adecuada?

Ahora, para aprovechar plenamente los beneficios mencionados anteriormente, es crucial elegir la solución de firma electrónica adecuada. Para ello, es importante reconocer varios factores a considerar y asegurar al elegir la solución de firma electrónica correcta según las necesidades de su Business, y dado el amplio rango de opciones disponibles, esta puede ser una tarea abrumadora. Sin embargo, con una cuidadosa consideración de sus necesidades específicas, es posible encontrar la solución adecuada siguiendo los pasos a continuación:

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1. Determina tus necesidades: Identifica los tipos de documentos que necesitas firmar electrónicamente y el volumen de firmas requeridas.

2. Legalidad de la firma electrónica: Asegúrese de que la solución que elija sea legalmente válida en su jurisdicción y cumpla con las regulaciones relevantes, como eIDAS o ESIGN.

3. Cumplimiento normativo: Asegúrese de que la solución de firma electrónica que está seleccionando (o cambiando) esté certificada para todas las certificaciones y cumplimientos normativos relevantes, incluidos SOC 2, HIPAA, ISO 27001, GDPR, CCPA y más.

4. Evalúa las características de seguridad: Busca una solución que ofrezca medidas de seguridad robustas, como cifrado de datos y autenticación de múltiples factores, para proteger tus datos y prevenir fraudes.

5. Considera la facilidad de uso:  Elija una solución que sea fácil de usar y de adoptar por todas las partes involucradas en el proceso de firma.

6. Compatibilidad móvil:  Las soluciones optimizadas para dispositivos móviles se pueden utilizar en cualquier smartphone o tablet. Esto le permite firmar y enviar documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento, sin estar atado a un ordenador. 

7. Funciones de colaboración en equipo: Las soluciones de firma electrónica permiten la colaboración en equipo al permitir que varias partes firmen y accedan a documentos de forma remota, en tiempo real y desde diferentes ubicaciones. Esto agiliza el flujo de trabajo, aumenta la productividad y elimina la necesidad de reuniones físicas, ahorrando tiempo y recursos.

8. Compara precios:  Evalúe los modelos de precios de los diferentes proveedores para asegurarse de obtener el mejor valor por su dinero.

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Al tener en cuenta estos factores, puede identificar la solución de firma electrónica que satisfaga sus necesidades específicas, mejore su flujo de trabajo y proporcione el nivel necesario de seguridad y cumplimiento.

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¡Cámbiate hoy mismo a una solución de firma electrónica segura y fácil de usar!

En conclusión, las firmas electrónicas proporcionan una multitud de beneficios a las empresas, tales como una mayor eficiencia, ahorro de costos, uso sobre la marcha y un cumplimiento mejorado. Si estás en busca de una solución de firma electrónica fácil de usar, segura y totalmente compatible, Sign.Plus es la elección perfecta. 

Su innovadora plataforma, que se puede utilizar en cualquier dispositivo conectado a Internet, ofrece sólidas medidas de seguridad y una fácil integración con otras herramientas de Business, junto con planes de precios flexibles y una interfaz sencilla. Con Sign.Plus, puedes firmar documentos PDF en línea en diferentes dispositivos y plataformas, lo que permite a las empresas hacer fácilmente el cambio a las firmas electrónicas y aprovechar al máximo su potencial para revolucionar las operaciones y mantenerse a la vanguardia de la competencia. No esperes más, haz el cambio a las firmas electrónicas con Sign.Plus hoy mismo y disfruta de los muchos beneficios que tiene para ofrecer.